IT-Notfallpläne: Warum sind sie so wichtig für Unternehmen?

IT-Notfallpläne beinhalten gewisse Handlungsanweisungen und Notfallmaßnahmen, die im Falle einer Systemstörung anzuwenden sind. Sie sind demnach eine Art Handbuch, das aus einem Katalog von Verfahrensvorschriften besteht. Hier ist genau festgelegt, wie auf wichtige Informationen trotz einer Störung zugegriffen werden kann, sodass auch im Falle einer Krise die Geschäftsprozesse weiterlaufen können. Des Weiteren ist geregelt, wie der Betrieb nach Überwindung des IT-Ausfalls schnell und effektiv wiederhergestellt werden kann.

Schlichtweg umfassen IT-Notfallpläne Regeln in Form von Checklisten, die im Falle eines IT-Ausfalls nacheinander abzuarbeiten sind. Dort ist klar festgelegt, wer was wann zu tun hat. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen daher ein Problem mit Ihrem IT-System haben, handeln Sie schnellstmöglich und folgen Sie den Anordnungen Ihres IT-Notfallplans. Ziel eines solchen Handbuchs ist es, auf Systemausfälle bestmöglich zu reagieren und die Wiederherstellung des Normalbetriebs zu ermöglichen.

Mithilfe eines IT-Notfallplans sollen die verursachten Schäden einer IT-Krise eingegrenzt und schnellstmöglich behoben werden. Handeln Sie nicht schnell genug oder wissen nicht, wie in einer solchen Situation vorzugehen ist, drohen lange Ausfallzeiten und finanzielle Verluste.

Auch ist ungewiss, ob Ihre Kunden und Partner Verständnis für ein mögliches chaotisches Szenario haben werden, zumal sie selbst dadurch in Terminschwierigkeiten geraten und negativ beeinträchtigt werden können. Im schlimmsten Fall steht demnach nicht nur die wirtschaftliche Existenz Ihres Unternehmens, sondern auch die von Ihren Geschäftspartnern auf dem Spiel.

Die zunehmende Digitalisierung in Wirtschaft und Industrie hat zur Folge, dass immer mehr Geschäftsprozesse ins Internet verlagert werden. Die steigende Abhängigkeit von funktionierenden IT-Systemen erlangt daher zunehmende Bedeutung. Ein Ausfall in der IT-Infrastruktur – sei es in der Telekommunikation, der Datenverarbeitung oder der digitalen Logistik – kann die gesamten Geschäftsprozesse eines Unternehmens zum Stillstand bringen. Das ist mit hohen Kosten verbunden.

Die unternehmerische Abhängigkeit von einer voll funktionstüchtigen IT-Infrastruktur liegt somit auf der Hand. Umso wichtiger ist es, die Systeme nicht nur vor IT-Angriffen zu schützen, sondern zusätzlich auf potenzielle Ausfälle vorbereitet zu sein. Ein IT-Notfallplan ist daher mittlerweile ein Muss für jedes Unternehmen.

IT-Ausfälle können Folge von digitaler Fremdeinwirkung sein. Hackerangriffe, kriminelle Handlungen und Cyber-Kriminalität sind einige mögliche Gründe dafür. Zu den klassischen Auslösern eines IT-Ausfalls gehören allerdings größtenteils physische Umstände, wie etwa

• Stromausfälle,
• Feuer,
• Wasserschäden,
• Unwetter,
• Hard- und Software-Fehler,
• Personalausfall und
• Bedienungsfehler.

Vor den digitalen Eingriffen können Sie sich im Rahmen der Cyber Security schützen. Die physischen Auslöser sind jedoch schlecht vorherzusehen und zu verhindern. Daher hilft ein IT-Notfallplan, um im Falle eines IT-Ausfalls vorbereitet zu sein und schnell und effizient handeln zu können.

Ein vollständiger IT-Notfallplan beinhaltet sowohl organisatorische als auch technische Informationen. Darunter fallen die folgenden Aspekte:

• Begriffsdefinitionen über die Einstufung des Ausmaßes des IT-Ausfalls und über verschiedene Notfall-Szenarien, um die Situation besser einschätzen zu können.
• Personallisten und Kontaktinformationen, damit die verantwortlichen Personen schnellstmöglich informiert werden können.
• Auflistung von notfallrelevanten Zugangsdaten, um die Zeit der Reparatur effizient zu nutzen und damit das Suchen nach den benötigten Zugangsdaten nicht den Vorgang der Wiederherstellung aufhält.
• Krisenkommunikationsplan, der festlegt, wie mit Mitarbeitern, der Öffentlichkeit, Medien, Geschäftspartnern und Interessengruppen zu kommunizieren ist.
• Festlegung der verantwortlichen Personen und Vertretungsregelungen für eine klare Aufgabenverteilung.
• Checkliste mit Handlungsempfehlungen, die nacheinander abzuarbeiten ist und den Wiederherstellungsprozess beschleunigt.
• Alarmierungsplan und Meldewege, damit alle betroffenen Personen über den Vorfall informiert werden.
• Checkliste zur Fehlereingrenzung, um auf effizientestem Weg die Folgen kleinstmöglich zu halten.
• Checkliste zur Wiederherstellung der IT-Infrastruktur.

Die im IT-Notfallhandbuch enthaltenen Checklisten dienen zum einen als praktische Handlungsvorlage und zum anderen als Absicherung. Anhand eines solchen Handbuchs kann nachgewiesen werden, dass zum Zeitpunkt des IT-Ausfalls alle nötigen Schritte eingeleitet und abgearbeitet wurden, die zur Wiederherstellung der IT-Infrastruktur notwendig sind. Falls jemand Externes den Vorfall im Nachhinein prüft, belegen die dokumentierten und abgehakten Checklisten ein korrektes Vorgehen vonseiten Ihres Unternehmens.

Damit Sie einen IT-Notfallplan für Ihr Unternehmen aufstellen können, sollten Sie sich zunächst die folgenden Fragen stellen:

• Wie lang ist die Ausfalldauer, die das Unternehmen wirtschaftlich verkraften kann?
• Wer ist bei einem IT-Problem verantwortlich und wie sind diese Personen zu erreichen?
• Welche Auswirkungen haben Ausfälle in bestimmten Bereichen der IT-Infrastruktur und welche sollten als Erstes behoben werden?
• Wie können die IT-Systeme des Unternehmens wiederhergestellt werden?

Sind Sie in der Lage, all diese Fragen zu beantworten, können Sie bei der Erstellung Ihres IT-Notfallplans wie folgt vorgehen:

1. Legen Sie die verantwortlichen Personen fest, die sich um die Umsetzung des IT-Notfallplans kümmern sollen und Ansprechpartner für jeden Notfall sind.
2. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, der festlegt, wer wen in welcher Reihenfolge im Falle eines IT-Ausfalls kontaktieren muss.
3. Definieren Sie potenzielle IT-Krisen, damit Sie das Ausmaß des Systemausfalls besser einschätzen und die damit verbundenen Vorgehensweisen festlegen können.
   Beispiel: Ein Datenverlust durch Systemfehler wird als problematischer eingestuft als ein kurzer Stromausfall.
4. Priorisieren Sie Ihre IT-Dienste. Legen Sie fest, welche Abteilungen der IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens wichtiger sind und welche zunächst in ihrer Reparatur hintenanstehen können. Beispiel: Der Verlust von VPN Zugängen ist dramatischer als eine kurze Unterbrechung der Telekommunikation.
5. Definieren Sie, ab wann ein IT-Ausfall zum Notfall wird. Kurzzeitige Ausfälle stellen in der Regel keine Gefahr dar. Beispiel: Lassen Sie sich vom Haupt-Server informieren, wenn die Verbindung zu einem Mail-Server seit mindestens sechs Stunden unterbrochen ist.
6. Erstellen Sie Wiederanlaufpläne und formulieren Sie Checklisten, wie der Wiedereintritt in den Normalbetrieb gestaltet werden soll.
7. Legen Sie fest, wie die Protokollierung der Situation bei einem IT-Ausfall aussehen soll.

Achten Sie während der Erstellung Ihres IT-Notfallplans darauf, dass er für jede Person verständlich formuliert und nachvollziehbar ist. Wählen Sie daher nach Möglichkeit einfache Formulierungen, die keine weiteren Fragen unbeantwortet lassen. Inhaltlich sollte das Notfallhandbuch für IT-Probleme jedoch jedes kleine Detail enthalten, damit Sie auf jegliche Situation vorbereitet sind und nur ein geringfügiger Schaden für Ihr Unternehmen entsteht.