Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Ihren Unternehmen leicht umsetzten

Das sichere Hinweisgebersystem.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie und das Hinweisgeberschutzgesetz verlangen von Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sowie allen juristischen Personen im öffentlichen Sektor, ein Whistleblower-System zu implementieren. Um diese Anforderungen zu erfüllen, bieten wir den WhisperHub als Whistleblower-System an.

Mit WhisperHub können Sie die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie problemlos umsetzen.

Rechtssicherheit: Erfüllen Sie die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.

WhisperHub zeichnet sich durch seine Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und die Fähigkeit zur Verarbeitung von Berichten in verschiedenen Formaten aus. Unsere Plattform ist darauf ausgelegt, die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens effizient zu erfüllen.

Wir legen großen Wert auf die Anonymität der Hinweisgeber und den Schutz ihrer Daten. WhisperHub bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um Vertraulichkeit und Schutz zu gewährleisten.

Sicheres Hosting in Deutschland

Die von uns während der Hinweisabgabe gesammelten Informationen werden in unserem ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum von Hetzner in Deutschland gespeichert.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Wir empfehlen, unsere Zwei-Faktor-Authentifizierung zu nutzen, um die Sicherheit beim Anmeldeprozess Ihrer Benutzerkonten auf WhisperHub zu erhöhen.

Leitfaden zur Verarbeitung von Hinweisen

Für jede Kategorie, für die Hinweise eingereicht werden können, bietet WhisperHub einen Katalog von Bearbeitungsschritten, die Sie nach Wunsch anpassen können.

Mandantenfähigkeit für Tochterunternehmen

Ob Konzern oder Unternehmensgruppe, Sie können alle Ihre Unternehmen in den WhisperHub integrieren, um Meldungen für alle zu empfangen.

Isolierte Datenspeicherung

Ihre Daten werden immer getrennt von den Daten anderer Kunden gehalten, um maximale Sicherheit zu gewährleisten. Sie teilen sich keine Datenbank mit anderen Kunden.

Entfernung von Metadaten

Unbearbeitete Metadaten von Dateien sind ein Problem bei der anonymen Hinweisabgabe. Daher entfernen wir automatisch Metadaten beim Hochladen von Dateien.

Benachrichtigung vor Fristablauf

Verpassen Sie keine Fristen mehr. WhisperHub wird Sie rechtzeitig vor dem Ende einer Frist informieren, damit Sie entsprechend handeln können.

Vertrauliche & anonyme Meldungen

Ihre Hinweisgeber können selbst entscheiden, ob sie eine personalisierte oder anonyme Meldung in Ihrem WhisperHub einreichen möchten.

Vollständige Verschlüsselung

Hinweise werden vor dem Versenden Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Datenübertragung ist mit TLS gesichert, und die Datenbank ist zusätzlich separat verschlüsselt.

Einfache Fallbearbeitung

Unser Fallmanagement ist darauf ausgerichtet, Sie bei der rechtssicheren Dokumentation und Bearbeitung von Meldungen einfach und sicher zu unterstützen.

Unterstützung von mehr als 30 Sprachen

WhisperHub unterstützt mehr als 30 Sprachen. Neue Sprachen werden in regelmäßigen Abständen über unsere Updates sofort allen bestehenden Kunden zur Verfügung gestellt.

Anpassbar nach Ihren Wünschen

Passen Sie den WhisperHub an Ihre Bedürfnisse an. Sie können das Aussehen Ihres WhisperHubs anpassen und bei Bedarf zusätzliche Formulare für alle Anwendungsfälle erstellen.

Integration in bestehende Betriebsstrukturen

WhisperHub arbeitet nahtlos mit Ihrem Betriebsrat zusammen, um eine reibungslose Implementierung und Betrieb des Hinweisgebersystems zu gewährleisten, im Einklang mit dem HinSchG und den betrieblichen Anforderungen.

Übersicht der Features

ISO-27001 zertifiziertes Hinweisgebersystem
Vertrauliche und anonyme Hinweismeldungen
Anonyme und personalisierte 2-Wege-Kommunikation
Automatisiertes Fristenmanagement
Unbegrenzte Benutzer
Fallunterstützung durch konfigurierbaren Maßnahmenkatalog
Mehrmandantenfähigkeit
Mehrsprachigkeit (30 Sprachen)
KI basierte Übersetzung der Meldungen und Nachrichten
Virenscan & Metadaten Entfernung von hochgeladenen Dateien oder Dokumenten
Grafische Auswertungen
Individuelles Branding Ihres WhisperHubs
2-Faktor Authentifizierung
Ende-Zu-Ende-Verschlüsselung
Kostenloser Support
Regelmäßige Updates
Hinweise per Telefon Bot in dem WhisperHub empfangen (Optional zubuchbar)
Hinweise per E-Mail in dem WhisperHub empfangen (Optional zubuchbar)
Dynamische Aufgabenverwaltung zur Administration und Bearbeitung von Folgemaßnahmen im Dashboard
Live-Chat für alle beteiligten Fallbearbeiter
Granulare Rechtevergabe für interne und externe Bearbeiter
Dynamische No-Code Formulare

Klare und verständliche Kostenstruktur

WhisperHub arbeitet nahtlos mit Ihrem Betriebsrat zusammen, um eine reibungslose Implementierung und Betrieb des Hinweisgebersystems zu gewährleisten, im Einklang mit dem HinSchG und den betrieblichen Anforderungen.

Erweitern Sie Ihren Schutz mit unserem zusätzlichen Angebot für juristische Expertise. Profitieren Sie von unserem Rundumsorglos-Paket.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre eingehenden Meldungen von unseren erfahrenen Juristen bewerten zu lassen. Mit diesem Angebot können Sie sicher sein, dass Ihre Interessen umfassend geschützt werden.

IT-Unterstützung und Wartung

Unser kompetentes IT-Team steht Ihnen zur Seite, um eine nahtlose Integration und störungsfreie Nutzung von WhisperHub in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

Jetzt Demo anfordern.

Kontaktieren Sie uns jetzt, um mehr über WhisperHub zu erfahren und eine unverbindliche Demonstration zu erhalten.

Wir beraten Sie in allen Fragen rund um technische Lösungen und das Thema Datenschutz in Ihrem Unternehmen.

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Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Die sogenannten Whistleblower brachten sich und ihren Job in der Vergangenheit oft in Gefahr, wenn sie Hinweise weitergaben. Das Hinweisgeberschutzgesetz füllt diese Gesetzeslücken nun und schützt Hinweisgeber vor finanziellen Schäden und Repressalien, wie z. B. einer Kündigung, Rufschädigung oder Mobbing. Gleichzeitig profitieren Sie und Ihr Unternehmen, da die gemeldeten Hinweise frühzeitig verarbeitet und überprüft werden können. Somit gelangen Informationen, die sich negativ auf das Image Ihres Unternehmens auswirken könnten, nicht zwangsläufig in die Öffentlichkeit und können intern geregelt werden.

Was bedeutet das Hinweisgeberschutzgesetz für Sie und Ihr Unternehmen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht insbesondere interne und externe Meldestellen sowie ein Verbot von Repressalien vor. Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sind durch das Gesetz dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Auch auf Behörden trifft diese Pflicht unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten zu. Gleiches gilt für spezielle Unternehmen. Darunter Unternehmen aus dem Finanzbereich sowie in Teilen der Versicherungsbranche (§ 12 HinSchG-E).

Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern müssen die entsprechenden Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 eingerichtet haben. Größere Unternehmen und Konzerne werden dazu aufgefordert, bei Inkrafttreten des Gesetzes direkt vorzugehen.

Welche Personen sind geeignet, um eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben?

Die interne Meldestelle kann entweder von einem Mitarbeiter bzw. einer Abteilung des Unternehmens oder einer Ombudsperson (z. B. einem Rechtsanwalt) betreut werden. Der aktuelle Gesetzesentwurf sieht ausdrücklich auch einen (externen) Datenschutzbeauftragten als interne Meldestelle vor. So heißt es in der Begründung des derzeitigen Gesetzesentwurfs: „Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Unabhängigkeit der internen Meldestelle gewährleistet wird und so Interessenkonflikte vermieden werden.“ So sei „die Person des Korruptionsbeauftragten, des Integritätsbeauftragten oder des Datenschutzbeauftragten mit der Aufgabe zu betrauen“.

Besonders geeignet sind in kleineren Unternehmen folgende Personengruppen:

Mitarbeiter mit einer Doppelfunktion
Leiter der Compliance-Abteilung
Integritätsbeauftragte
Datenschutzbeauftragte
Auditverantwortliche
externe Anwälte

Zudem müssen Beschäftigungsgeber sicherstellen, dass die beauftragten Personen entsprechende Fachkunde besitzen. Schulungen zu diesem Zwecke sind ebenfalls möglich.

Welche Vor- und Nachteile hat das Einrichten interner Meldestellen?

Interne Meldestellen (z. B. externe Datenschutzbeauftragte) bieten den Vorteil, dass Hinweise schneller übermittelt und somit auch bearbeitet werden können. Die beteiligten Personen befinden sich innerhalb des Unternehmens, wodurch Konflikte intern behandelt werden können und nicht zwangsläufig an die Öffentlichkeit gelangen. Dies erfordert allerdings einen hohen bürokratischen Aufwand. Außerdem sollte das Vertrauen der Mitarbeiter gewonnen werden, damit diese auch die interne Meldestelle nutzen. In diesem Fall überwiegen allerdings die Vorteile. Hinweise, die im Gegensatz dazu an eine externe Meldestelle weitergegeben werden, erreichen Sie und Ihr Unternehmen nur zeitverzögert. Dadurch können Sie innerhalb des Unternehmens erst spät auf die gemeldeten Verstöße reagieren.

Obwohl Unternehmen oftmals die Nutzung interner Meldestellen präferieren, dürfen Sie nicht vergessen, dass Ihre Mitarbeiter stets die Wahl zwischen interner und externer Meldestelle (nach dem Gesetz sind externe Meldestellen nur Behörden, bspw. BaFin, Kartellamt) haben sollen. Eine zentrale externe Meldestelle ist beim Bundesamt für Justiz (BfJ) geplant. Zudem können weitere Meldestellen vonseiten der Länder eingerichtet werden.

Welche Kosten sind für die deutsche Wirtschaft zu erwarten?

Um den sich aus dem Hinweisgeberschutzgesetz ergebenden Pflichten und Anforderungen nachzukommen, werden für die freie Wirtschaft derzeit Kosten in Höhe von circa 200,9 Millionen Euro pro Jahr prognostiziert. Hier spielt etwa der langfristige Betrieb der internen Meldestellen eine Rolle. Vor allem für das anfängliche Einrichten in den Unternehmen werden zusätzlich einmalige Kosten in Höhe von 190 Millionen Euro erwartet.

Ein Blick auf das Hinweisschutzgesetz aus Sicht eines Rechtsanwaltes

Um eine fachliche Einschätzung zum aktuellen Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes zu bekommen, haben wir unserem Datenschutz-Spezialisten und Rechtsanwalt Johannes Schwiegk ein paar Fragen zu dem Thema gestellt.

Worauf bezieht sich die im Hinweisgeberschutzgesetz geregelte Vertraulichkeit?

„Tatsächlich lässt sich sagen, dass das Gesetz die Vertraulichkeit nicht im Hinblick auf die Technik versteht. Vielmehr wird der Umgang mit der jeweils meldenden Person durch die Meldestelle bzw. denjenigen, die sich um eingehende Meldungen kümmern sollen, geregelt. Das Gesetz schützt solche Personen vor Repressalien wie Kündigung, Disziplinarmaßnahmen und Beförderungsversagungen.“

Wie beurteilen Sie den aktuellen Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes als Rechtsanwalt?

„Zunächst einmal ist es gut, dass nunmehr ein einigungsfähiger Entwurf vorliegt, nachdem der erste Entwurf aus März 2021 dies nicht gewährleisten konnte. Immerhin hat Deutschland die Umsetzungsfrist der HinSch-RL längst verpasst, weshalb auch bereits ein förmliches Vertragsverletzungsverfahren der EU-Kommission gegen Deutschland eingeleitet wurde.Auch ist es gut, dass Unternehmen mit einem baldigen Inkrafttreten des Gesetzes Rechtsklarheit bekommen werden, auch wenn die Regelungen derart sind, dass sie nicht selbsterklärend sind und Interpretationsspielraum besteht, was dazu führt, dass für Unternehmen eine qualifizierte Beratung bei der Umsetzung und Einführung eines Systems unabdingbar ist.“

Sehen Sie mögliche Lücken in den Regelungen, die für Probleme sorgen könnten und verbessert werden müssten?

„Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ermöglichung von anonymen Meldungen wäre wünschenswert gewesen. Der derzeitige Entwurf sieht eine solche nicht vor. Die Akzeptanz und die Bereitschaft zur Nutzung eines Hinweisgebersystems würde durch solche Möglichkeiten sicherlich erhöht. Auch würden keine Missverständnisse entstehen, die daraus resultieren könnten, dass nach einem eventuellen allgemeinen Sprachgebrauch Whistleblowing immer auch anonym erfolgen kann.“