Was ist ein Backup? – Alle Informationen für eine erfolgreiche Durchführung

Viele wichtige Daten werden auf elektronischen Geräten gespeichert. Als Unternehmen haben Sie auf Ihren Arbeitsrechnern Unmengen an Dokumenten abgelegt. Im digitalen Zeitalter ist es zudem nicht unüblich, dass Sie über Ihre Daten ausschließlich online verfügen. Bei einem Schaden oder Diebstahl der Geräte wären Ihre Daten somit nicht mehr zugänglich. Um einem Datenverlust vorzubeugen, empfiehlt es sich daher, regelmäßig Backups zu erstellen.

Wenn Sie als Unternehmen ein Backup durchführen, erstellen Sie eine Kopie Ihrer gespeicherten Daten auf einem zusätzlichen Medium – z. B. auf einer externen Festplatte, einem Tape, einer SSD oder einer CD-ROM. Auch ein Absichern Ihrer Dokumente in der Cloud ist möglich. Dies ermöglicht es, Ihre Daten zu jeder Zeit wiederherzustellen und so Probleme bei einem Datenverlust zu vermeiden.

Die Begriffe „Backup“, „Datensicherung“ und „Archivierung“ werden häufig miteinander verwechselt, obwohl eine klare Abgrenzung vorliegt.

• Bei einem Backup handelt es sich um die auf dem Speichermedium gesicherten Daten.
• Eine Datensicherung hingegen beschreibt den tatsächlichen Vorgang, bei dem die vorhandenen Daten auf dem Medium gespeichert werden.

Allgemein lässt sich sagen, dass Backups und Datensicherungen häufiger zum Einsatz kommen als die Archivierung. Bei der Archivierung handelt es sich nämlich um eine langfristigere Sicherung von Daten, welche nicht mehr im Arbeitsalltag genutzt werden und keinesfalls verändert oder überschrieben werden dürfen. Dies sind z. B. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Gutachten. Oftmals müssen diese Daten auch aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen jahrelang aufgehoben werden.

Ein Backup ist eine große Hilfe im Fall eines Datenverlusts jeglicher Art. Unternehmen, die keine Sicherungskopien erstellen, gehen damit ein großes Risiko ein. Denn ein totaler Datenverlust verursacht hohe Kosten und kann für Ihr Unternehmen existenzbedrohend sein.

Verlorene Kundendaten oder Geschäftsdokumente etwa unterbrechen den Arbeitsalltag. Im schlimmsten Fall haben Sie den Betrieb zeitweise vollständig einzustellen. Durch die Sicherheitskopien können Ihre Daten allerdings schnell wiederhergestellt werden, sodass sich Ihr finanzieller Schaden minimiert. Angesichts dessen ist es für Unternehmen und Selbstständige unverzichtbar, regelmäßige Backups durchzuführen.

Wenn Ihr Unternehmen bisher nicht von einem Datenverlust betroffen war, können Sie von Glück reden. Das sollte Sie jedoch nicht dazu veranlassen, auf Backups zu verzichten, da es sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen treffen kann. Die Gründe für einen Datenverlust sind vielseitig und führen vor Augen, wie unberechenbar die beeinflussenden Faktoren mitunter sind.

• technische Defekte
• menschliche Fehler wie das versehentliche Löschen der Dateien
• höhere Gewalt wie Hochwasser, Brände oder Stürme
• Virenbefall
• Datendiebstahl

Für ein erfolgreiches Backup sollten Sie unbedingt die 3-2-1-Regel befolgen, bei der jede Zahl eine ganz bestimmte Bedeutung hat:

• 3 Sicherheitskopien
• 2 verschiedene Speichermedien
• 1 Backup an einem anderen Standort

Da es jederzeit zu einem Ausfall eines Speichermediums kommen kann, ist es wichtig, mehr als nur ein Backup zu erstellen. Zusätzlich empfiehlt sich die Lagerung eines Backups an einem anderen Standort als dem Unternehmen. So kann ein verantwortlicher Unternehmensvertreter etwa einen externen Datenträger bei sich zuhause aufbewahren oder Sie greifen auf eine Cloud-Lösung zurück.

Um die Sicherheitskopie Ihrer Daten zu speichern, können in der heutigen Zeit viele verschiedene Medien genutzt werden. Welche Speichermedien Sie letztendlich für Ihr Backup verwenden, muss Ihr Unternehmen individuell entscheiden. Damit Ihnen diese Entscheidung leichter fällt, stellen wir Ihnen nachfolgend die Vor- und Nachteile der einzelnen Medien vor.