Viele wichtige Daten werden auf elektronischen Geräten gespeichert. Als Unternehmen haben Sie auf Ihren Arbeitsrechnern Unmengen an Dokumenten abgelegt. Im digitalen Zeitalter ist es zudem nicht unüblich, dass Sie über Ihre Daten ausschließlich online verfügen. Bei einem Schaden oder Diebstahl der Geräte wären Ihre Daten somit nicht mehr zugänglich. Um einem Datenverlust vorzubeugen, empfiehlt es sich daher, regelmäßig Backups zu erstellen.
Wenn Sie als Unternehmen ein Backup durchführen, erstellen Sie eine Kopie Ihrer gespeicherten Daten auf einem zusätzlichen Medium – z. B. auf einer externen Festplatte, einem Tape, einer SSD oder einer CD-ROM. Auch ein Absichern Ihrer Dokumente in der Cloud ist möglich. Dies ermöglicht es, Ihre Daten zu jeder Zeit wiederherzustellen und so Probleme bei einem Datenverlust zu vermeiden.
Was bedeutet „Backup“ ins Deutsche übersetzt? Auf Deutsch heißt das Wort Backup „Sicherheitskopie“. Aber Vorsicht: Es gibt einen Unterschied zum Begriff „Datensicherung“.
Die Begriffe „Backup“, „Datensicherung“ und „Archivierung“ werden häufig miteinander verwechselt, obwohl eine klare Abgrenzung vorliegt.
Allgemein lässt sich sagen, dass Backups und Datensicherungen häufiger zum Einsatz kommen als die Archivierung. Bei der Archivierung handelt es sich nämlich um eine langfristigere Sicherung von Daten, welche nicht mehr im Arbeitsalltag genutzt werden und keinesfalls verändert oder überschrieben werden dürfen. Dies sind z. B. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Gutachten. Oftmals müssen diese Daten auch aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen jahrelang aufgehoben werden.
Ein Backup ist eine große Hilfe im Fall eines Datenverlusts jeglicher Art. Unternehmen, die keine Sicherungskopien erstellen, gehen damit ein großes Risiko ein. Denn ein totaler Datenverlust verursacht hohe Kosten und kann für Ihr Unternehmen existenzbedrohend sein.
Verlorene Kundendaten oder Geschäftsdokumente etwa unterbrechen den Arbeitsalltag. Im schlimmsten Fall haben Sie den Betrieb zeitweise vollständig einzustellen. Durch die Sicherheitskopien können Ihre Daten allerdings schnell wiederhergestellt werden, sodass sich Ihr finanzieller Schaden minimiert. Angesichts dessen ist es für Unternehmen und Selbstständige unverzichtbar, regelmäßige Backups durchzuführen.
Wenn Ihr Unternehmen bisher nicht von einem Datenverlust betroffen war, können Sie von Glück reden. Das sollte Sie jedoch nicht dazu veranlassen, auf Backups zu verzichten, da es sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen treffen kann. Die Gründe für einen Datenverlust sind vielseitig und führen vor Augen, wie unberechenbar die beeinflussenden Faktoren mitunter sind.
Im Auftrag der International Business Machines Corporation (IBM) untersucht das Ponemon Institut regelmäßig die Kosten eines Datendiebstahls. In dem veröffentlichten Bericht „Cost of a Data Breach Report 2022“ wird deutlich, dass die Kosten eines Datenverlusts stetig ansteigen. So belaufen sich die durchschnittlichen Gesamtkosten jedes Vorfalls auf 4,35 Millionen Dollar. Eine hohe Summe, die sich durch passende Sicherheitsvorkehrungen umgehen lässt.
Für ein erfolgreiches Backup sollten Sie unbedingt die 3-2-1-Regel befolgen, bei der jede Zahl eine ganz bestimmte Bedeutung hat:
Da es jederzeit zu einem Ausfall eines Speichermediums kommen kann, ist es wichtig, mehr als nur ein Backup zu erstellen. Zusätzlich empfiehlt sich die Lagerung eines Backups an einem anderen Standort als dem Unternehmen. So kann ein verantwortlicher Unternehmensvertreter etwa einen externen Datenträger bei sich zuhause aufbewahren oder Sie greifen auf eine Cloud-Lösung zurück.
Sie sollten für Ihr Unternehmen mindestens drei Sicherheitskopien auf zwei verschiedenen Medien abspeichern und eine davon an einem anderen, externen Standort lagern.
Um die Sicherheitskopie Ihrer Daten zu speichern, können in der heutigen Zeit viele verschiedene Medien genutzt werden. Welche Speichermedien Sie letztendlich für Ihr Backup verwenden, muss Ihr Unternehmen individuell entscheiden. Damit Ihnen diese Entscheidung leichter fällt, stellen wir Ihnen nachfolgend die Vor- und Nachteile der einzelnen Medien vor.
CD-ROM, DVD, Blu-Ray Disc
einfacher Transport, niedrige Kosten, sichere Datenstruktur vermeidet Hackerangriffe, keine aktive Verbindung notwendig durch Offline-Backup
Speicherung von nur kleinen Datenmengen, hohe Ausfallrate nach einigen Jahren, hoher Ressourcenverbrauch, Verwendung eines Brenners notwendig
Privatpersonen, temporäre Aufbewahrungen, kleine Datenmengen, weniger sensible Daten
USB-Stick, Secure Digital Card (SD-Karte), Micro SD-Karte
einfacher Transport, niedrige Kosten, Daten können überschrieben werden, einfache Handhabung
höheres Verlustrisiko durch kleine Größe, höheres Risiko für Malware
Privatpersonen, temporäre Aufbewahrungen, weniger sensible Daten
HDD-Festplatte (Hard Disc Drive)
einfacher Transport, niedrige Kosten, hohe Speicherkapazität
hohe Ausfallrate nach einigen Jahren oder durch Produktionsfehler, höheres Risiko für Malware
Privatpersonen, kleine Unternehmen
Für Unternehmen empfiehlt sich besonders die Cloud-Lösung. Beachten Sie hierbei, dass für eine geschützte Datensicherung in einer Cloud ein zertifizierter Anbieter unverzichtbar ist. Informieren Sie sich im Vorhinein darüber, ob alle Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.
Melden Sie sich gerne bei mir. Gemeinsam besprechen wir Ihre Fragen und Anforderungen und finden eine Lösung für die IT in Ihrem Unternehmen.
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