Was ist ein Backup? – Alle Informationen für eine erfolgreiche Durchführung

Backup

Backups werden häufig für Smartphones, Tablets oder Computer angelegt, um die dort vorhandenen Daten und Einstellungen zu sichern – etwa für den Fall, dass das Handy verloren geht oder der Computer am Arbeitsplatz seinen Geist aufgibt. Damit Sie auf solche Fälle vorbereitet sind, erhalten Sie von uns Informationen darüber, was ein Backup genau ist, warum Backups für Ihr Unternehmen unerlässlich sind und was sich hinter der 3-2-1-Regel verbirgt.

Was ist ein Backup und was heißt Backup überhaupt?

Viele wichtige Daten werden auf elektronischen Geräten gespeichert. Als Unternehmen haben Sie auf Ihren Arbeitsrechnern Unmengen an Dokumenten abgelegt. Im digitalen Zeitalter ist es zudem nicht unüblich, dass Sie über Ihre Daten ausschließlich online verfügen. Bei einem Schaden oder Diebstahl der Geräte wären Ihre Daten somit nicht mehr zugänglich. Um einem Datenverlust vorzubeugen, empfiehlt es sich daher, regelmäßig Backups zu erstellen.

Hintergrund:
Was bedeutet „Backup“ ins Deutsche übersetzt? Auf Deutsch heißt das Wort Backup „Sicherheitskopie“. Aber Vorsicht: Es gibt einen Unterschied zum Begriff „Datensicherung“.

Wenn Sie als Unternehmen ein Backup durchführen, erstellen Sie eine Kopie Ihrer gespeicherten Daten auf einem zusätzlichen Medium – z. B. auf einer externen Festplatte, einem Tape, einer SSD oder einer CD-ROM. Auch ein Absichern Ihrer Dokumente in der Cloud ist möglich. Dies ermöglicht es, Ihre Daten zu jeder Zeit wiederherzustellen und so Probleme bei einem Datenverlust zu vermeiden.

Was unterscheidet ein Backup von der „Datensicherung“ und „Archivierung“?

Die Begriffe „Backup“, „Datensicherung“ und „Archivierung“ werden häufig miteinander verwechselt, obwohl eine klare Abgrenzung vorliegt.

  • Bei einem Backup handelt es sich um die auf dem Speichermedium gesicherten Daten.
  • Eine Datensicherung hingegen beschreibt den tatsächlichen Vorgang, bei dem die vorhandenen Daten auf dem Medium gespeichert werden.

Allgemein lässt sich sagen, dass Backups und Datensicherungen häufiger zum Einsatz kommen als die Archivierung. Bei der Archivierung handelt es sich nämlich um eine langfristigere Sicherung von Daten, welche nicht mehr im Arbeitsalltag genutzt werden und keinesfalls verändert oder überschrieben werden dürfen. Dies sind z. B. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Gutachten. Oftmals müssen diese Daten auch aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen jahrelang aufgehoben werden.

Was ist ein Backup? – Alle Informationen für eine erfolgreiche Durchführung

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Warum sollte ein Backup durchgeführt werden?

Ein Backup ist eine große Hilfe im Fall eines Datenverlusts jeglicher Art. Unternehmen, die keine Sicherungskopien erstellen, gehen damit ein großes Risiko ein. Denn ein totaler Datenverlust verursacht hohe Kosten und kann für Ihr Unternehmen existenzbedrohend sein.

Verlorene Kundendaten oder Geschäftsdokumente etwa unterbrechen den Arbeitsalltag. Im schlimmsten Fall haben Sie den Betrieb zeitweise vollständig einzustellen. Durch die Sicherheitskopien können Ihre Daten allerdings schnell wiederhergestellt werden, sodass sich Ihr finanzieller Schaden minimiert. Angesichts dessen ist es für Unternehmen und Selbstständige unverzichtbar, regelmäßige Backups durchzuführen.

Wichtig:
Im Auftrag der International Business Machines Corporation (IBM) untersucht das Ponemon Institut regelmäßig die Kosten eines Datendiebstahls. In dem veröffentlichten Bericht „Cost of a Data Breach Report 2022“ wird deutlich, dass die Kosten eines Datenverlusts stetig ansteigen. So belaufen sich die durchschnittlichen Gesamtkosten jedes Vorfalls auf 4,35 Millionen Dollar. Eine hohe Summe, die sich durch passende Sicherheitsvorkehrungen umgehen lässt.

Wenn Ihr Unternehmen bisher nicht von einem Datenverlust betroffen war, können Sie von Glück reden. Das sollte Sie jedoch nicht dazu veranlassen, auf Backups zu verzichten, da es sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen treffen kann. Die Gründe für einen Datenverlust sind vielseitig und führen vor Augen, wie unberechenbar die beeinflussenden Faktoren mitunter sind.

Gründe eines Datenverlusts

  • technische Defekte
  • menschliche Fehler wie das versehentliche Löschen der Dateien
  • höhere Gewalt wie Hochwasser, Brände oder Stürme
  • Virenbefall
  • Datendiebstahl

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Was ist die 3-2-1-Regel?

Für ein erfolgreiches Backup sollten Sie unbedingt die 3-2-1-Regel befolgen, bei der jede Zahl eine ganz bestimmte Bedeutung hat:

  • 3 Sicherheitskopien
  • 2 verschiedene Speichermedien
  • 1 Backup an einem anderen Standort

Das bedeutet konkret:
Sie sollten für Ihr Unternehmen mindestens drei Sicherheitskopien auf zwei verschiedenen Medien abspeichern und eine davon an einem anderen, externen Standort lagern.

Da es jederzeit zu einem Ausfall eines Speichermediums kommen kann, ist es wichtig, mehr als nur ein Backup zu erstellen. Zusätzlich empfiehlt sich die Lagerung eines Backups an einem anderen Standort als dem Unternehmen. So kann ein verantwortlicher Unternehmensvertreter etwa einen externen Datenträger bei sich zuhause aufbewahren oder Sie greifen auf eine Cloud-Lösung zurück.

Welche Speichermedien können für ein Backup genutzt werden?

Um die Sicherheitskopie Ihrer Daten zu speichern, können in der heutigen Zeit viele verschiedene Medien genutzt werden. Welche Speichermedien Sie letztendlich für Ihr Backup verwenden, muss Ihr Unternehmen individuell entscheiden. Damit Ihnen diese Entscheidung leichter fällt, stellen wir Ihnen nachfolgend die Vor- und Nachteile der einzelnen Medien vor.

Optische Datenträger USB-Stick und Speicherkarten Externe Festplatten Cloud-Lösungen
Speicherort
  • CD-ROM
  • DVD
  • Blu-Ray Disc
  • USB-Stick
  • Secure Digital Card (SD-Karte)
  • Micro SD-Karte
  • HDD-Festplatte (Hard Disc Drive)
  • Speicherung in Rechenzentren des Cloud-Anbieters
Vorteile
  • einfacher Transport
  • niedrige Kosten
  • sichere Datenstruktur vermeidet Hackerangriffe
  • keine aktive Verbindung notwendig durch Offline-Backup
  • einfacher Transport
  • niedrige Kosten
  • Daten können überschrieben werden
  • einfache Handhabung
  • einfacher Transport
  • niedrige Kosten
  • hohe Speicherkapazität
  • flexibler Zugriff von jedem Standort
  • beinahe unbegrenzte Speicherkapazität
  • einfache Handhabung
  • Verschlüsselungstechniken vermeiden Hackerangriffe
  • Entlastung durch automatische Backups aller Geräte
Nachteile
  • Speicherung von nur kleinen Datenmengen
  • hohe Ausfallrate nach einigen Jahren
  • hoher Ressourcenverbrauch
  • Verwendung eines Brenners notwendig
  • höheres Verlustrisiko durch kleine Größe
  • höheres Risiko für Malware
  • hohe Ausfallrate nach einigen Jahren oder durch Produktionsfehler
  • höheres Risiko für Malware
  • höhere Kosten
  • schnelle Netzanbindung mit großer Bandbreite notwendig
geeignet für
  • Privatpersonen
  • temporäre Aufbewahrungen
  • kleine Datenmengen
  • weniger sensible Daten
  • Privatpersonen
  • temporäre Aufbewahrungen
  • weniger sensible Daten
  • Privatpersonen
  • kleine Unternehmen
  • große Unternehmen
  • große Datenmengen
  • sensible Daten

Tipp:
Für Unternehmen empfiehlt sich besonders die Cloud-Lösung. Beachten Sie hierbei, dass für eine geschützte Datensicherung in einer Cloud ein zertifizierter Anbieter unverzichtbar ist. Informieren Sie sich im Vorhinein darüber, ob alle Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.

Patric Schranner
Patric Schranner

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Häufig gestellte Fragen zu Backups

Ein Backup ist die Erstellung einer Sicherheitskopie der vorhandenen Daten auf einem weiteren Speichermedium. Als Medium kann z. B. eine externe Festplatte, ein USB-Stick oder eine Cloud genutzt werden.

Ein Backup wird für die Wiederherstellung von verlorenen Daten benötigt. Durch die Erstellung einer Sicherheitskopie gehen diese im Fall eines Datenverlusts Ihrer lokal gespeicherten Daten nicht vollständig verloren. Dadurch können Unternehmen hohe finanzielle Schäden vermeiden.

Auch auf einem Smartphone kann ein Backup erstellt werden. Dabei werden die gespeicherten Daten und Einstellungen des Smartphones in einer Cloud gesichert. Dies ist z. B. für Android-Nutzer über ein Google-Konto oder für Apple-Nutzer über die iCloud möglich. Für die professionelle Nutzung in Unternehmen gibt es Software-Lösungen, die ein zentrales Backup-Management ermöglichen.

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