Wie Sie mit einer umfassenden IT-Dokumentation Ihre Arbeitsprozesse beschleunigen und rechtliche Anforderungen erfüllen

Eine technische Betriebsdokumentation der IT (kurz: IT-Dokumentation) stellt alle erforderlichen Dokumente, die im Zusammenhang mit der IT Ihres Unternehmens stehen, zusammen. Sie beinhaltet Informationen über den IST-Zustand der IT, beispielsweise:

• über welche Hardware Ihr Unternehmen verfügt,
• welche Betriebssysteme genutzt werden,
• wie man sie betreibt,
• wie die IT-Infrastruktur aussieht und
• wie Sie Ihre IT schützen.

Die IT-Dokumentation kann von einem spezialisierten IT-Dienstleister oder von einem Mitarbeiter erstellt und verwaltet werden. Üblicherweise ereignen sich regelmäßig Veränderungen innerhalb eines Geschäftsbetriebs, so dass eine laufende Aktualisierung der Dokumentation erforderlich ist. Wie umfangreich und detailreich Ihre IT-Dokumentation sein sollte, hängt von der Branche Ihres Unternehmens, der Standort-Anzahl, der Größe des Unternehmensgebäudes und weiteren Faktoren ab.

Eine IT-Dokumentation bildet die Grundlage für funktionierende IT-Prozesse, unternehmensinterne Entscheidungen und anstehende Investitionen. Die Bedeutung einer umfassenden IT-Dokumentation wird jedoch häufig unterschätzt. Viele Unternehmen dokumentieren nicht umfangreich und regelmäßig genug oder verzichten vollständig auf das Erstellen einer Dokumentation, da das Aufsetzen zeitaufwendig ist. Beachten Sie allerdings, dass es ein einmaliger Aufwand ist, der Ihnen im Nachhinein viel Zeit einspart. Nach der ersten Dokumentation sind lediglich Änderungen zu dokumentieren – das ist schnell erledigt.

Das Sammeln Ihrer IT-Daten ist sehr viel mehr als eine einfache Bestandsaufnahme, denn sie geht weit über die reine Auflistung von Geräten und Betriebsmitteln hinaus. Entsprechend bietet sie Ihnen einen erheblichen Mehrwert. Erstellen Sie aus den Informationen eine IT-Dokumentation für Ihr Unternehmen, besitzen Sie wertvolles Wissen, mit dem Sie weitere Prozesse, künftige Trends und Probleme besser angehen können.

• Sie haben einen kompakten Überblick über die gesamte IT in Ihrem Unternehmen.
• Eine Dokumentation spart langfristig Zeit ein. Die gesammelten Informationen können Sie zu späteren Zeitpunkten schnell abrufen und verwenden.
• Es ist eine Wiederherstellung der IT-Systeme in Notfällen möglich.
• Sie halten gesetzliche Vorgaben ein, welche eine IT-Dokumentation notwendig machen.
• Auch der Besitz von IT-Notfalldokumenten ist verpflichtend. Die Notfalldokumentation ist ein Teilbereich der IT-Dokumentation. Damit verfügen Sie bereits über alle relevanten Notfalldokumente.
• In IT-Notfällen ist schnelles Handeln möglich. Wichtige Informationen haben Sie sofort zur Hand. Lange Suchen nach Dokumenten sind nicht mehr nötig.
• Im Falle einer Störung erleichtert Ihnen die IT-Dokumentation die Fehlersuche. Das Hinterlegen von Netzwerkplänen und Zugangsdaten beschleunigt die Arbeit von IT-Dienstleistern.
• Neue IT-Mitarbeiter sind schnell eingearbeitet, da sie sich mittels der IT-Dokumentation selbst gut zurechtfinden.
• Eine IT-Dokumentation ist nötig für das Bestehen von Audits.
• Ihr Unternehmen profitiert von einer optimierten IT-Sicherheit. Vertrauliche Daten werden sicher verwaltet. Sie können selbst festlegen, wer Zugriff erhält.
• Sie leisten gleichzeitig einen positiven Beitrag zur Qualitätssicherung im Unternehmen.

Die IT-Dokumentation lässt sich in verschiedene Bereiche aufgliedern. Die folgenden vier Dokumentationsbereiche haben sich in der Praxis als relevant erwiesen:

Sie sollten jedem der vier Dokumentationsbereiche Aufmerksamkeit schenken. So ist eine Betriebsdokumentation für Sie zu jedem Zeitpunkt relevant, aber auch die Projekt- und Notfalldokumentation werden in Ihrem Unternehmen in bestimmten Situationen Anwendung finden.

Eine umfassende IT-Dokumentation liefert Ihnen viele wichtige Informationen über Ihre IT-Landschaft – denn sie sammelt und archiviert alle Daten, die für Ihr Unternehmen und Ihre IT wichtig sind.

Jedes Unternehmen hat andere Daten zu dokumentieren. So muss ein kleines Start-up keinen aufwendigen IT-Standort-Plan erstellen. Schließlich befinden sich die IT-Geräte allesamt an einem Ort: Ihrem Büroraum. Verteilt sich Ihre Arbeitsfläche auf mehrere Stockwerke oder Gebäude, wird die Erfassung der Standorte für Ihr Unternehmen hingegen schon relevanter. Je nach Branche kann es außerdem sinnvoll sein, die Verkabelung in die IT-Dokumentation aufzunehmen.

Es lässt sich entsprechend nicht pauschal sagen, welche Daten eine IT-Dokumentation in jedem Fall enthalten sollte. Je nach Unternehmensgröße, Branche und abhängig von weiteren Faktoren müssen Sie selbst entscheiden, welche Daten für Ihr Unternehmen relevant sind und welche Sie weniger berücksichtigen möchten.

Um Ihnen einen Überblick über Bereiche und Informationen zu verschaffen, die Teil einer IT-Dokumentation sein können, stellen wir Ihnen im Folgenden wichtige Aspekte vor:

Hier wird dokumentiert, wo sich die genutzten Geräte befinden und auf welchen Teil des Netzwerks zugegriffen wird. Diese Datenerfassung lohnt sich besonders für größere Betriebe, deren Unternehmensfläche über mehrere Räume, Stockwerke, Gebäude oder sogar Städte und Länder hinausreicht. Steht etwa eine Inventur an, können Sie diese nutzen, um im gleichen Zuge die Standorte aller Computer und Schreibtische zu dokumentieren. Diese Datenerfassung ist lediglich ein einmaliger Zeitaufwand, da sich die Infrastruktur Ihrer Bürogebäude nicht oder nur sehr wenig ändert, sollte Ihnen nicht gerade ein Umzug bevorstehen. Auch die zentralen analogen und virtuellen Server sind elementarer Bestandteil Ihrer IT, die einer Dokumentation bedürfen.

In jedem Fall sollte in Ihrer IT-Dokumentation eine Liste dazu enthalten sein, welche Softwares installiert wurden und wie diese lizenziert sind. Dazu gehört eine Dokumentation an Diensten, die die Geräte bereitstellen oder gar benötigen und auch, welche Änderungen und Wartungsverträge am jeweiligen Gerät vorgenommen wurden. Zusätzlich sollten spezifische Details von technischen Geräten erfasst werden. Das hat das Ziel, einen Überblick über Komponenten wie die externe IP-Adresse, das Betriebssystem und die Software der Geräte zu schaffen.

Sie sollten erfassen, wer die Geräte nutzt, die in Ihrem Standortplan aufgelistet sind. Daneben ist es sinnvoll zu ergänzen, wer für den Betrieb der Geräte verantwortlich ist. Auch wichtige Ansprechpartner und deren Kontaktinformationen sollten Sie hinterlegen. Das können z.B. die Personen sein, die für das Erteilen von Berechtigungen im IT-Bereich zuständig sind oder solche, die über den Kauf neuer Hardware und Software für das Unternehmen entscheiden. So wissen neue Mitarbeiter auf Anhieb, an wen sie sich wenden können, um beispielsweise Freigaben für interne IT-Systeme zu erhalten.

Damit sind unter anderem Rechnungen und Verträge gemeint. Haben Sie etwa einen Wartungsvertrag mit einem externen Unternehmen geschlossen, ist es notwendig, diesen zu hinterlegen. Vor allem die Buchhaltung benötigt derartige Informationen für einen unkomplizierten Zugang. Auch Lizenzverträge, Bestellungen und Personenakten sollten Sie in diesem Zusammenhang dokumentieren.

Eine IT-Dokumentation kann auch dazu dienen, sensible Daten und Informationen sicher abzulegen. Berechtigungsnachweise wie Benutzernamen, Passwörter und Zugangsdaten zu Geräten sollten für bestimmte Personen jederzeit einsehbar sein, um den IT-Betrieb in Notfällen aufrechterhalten zu können. Derartig geheime Informationen müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden und mit entsprechender Berechtigung aufrufbar sein.

Eine Umgebungsdokumentation der verschiedenen Geräte in Ihrem Unternehmen zu erstellen, ist eine der wichtigsten Aufgaben. Sollten Systeme versagen, ist es schwer, die Netzwerkstruktur nachzuverfolgen. Dokumentieren Sie daher genau, welche Geräte in einem bestimmten Netzwerk miteinander verbunden sind. Daraus entstehen Netzwerk-Pläne, die Informationen über das Zusammenspiel der Geräte im Netzwerk liefern. Hier spielen etwa IP-Adressen und Router eine Rolle.

Für standardisierte und wiederkehrende Prozesse lohnt es sich, eine Prozess-Dokumentation anzulegen. Diese überprüft, ob das Standardverfahren korrekt und effizient ausgeführt wird. Werden Ziele und Endergebnisse überwacht, muss i. d. R. auch nachverfolgt werden, welche Schritte dazu nötig sind und wer diese genehmigt. Dies ist gerade bei Lizenzen von Vorteil.

Mit der Digitalisierung wächst zum Leid vieler auch die Anzahl an Cyberangriffen. Hier soll die sogenannte „Incident-Response-Dokumentation“ präventiv wirken, indem sie verfolgt, wie und warum es zu einem Cyberangriff gekommen ist. Aus dieser Dokumentation kann ein Notfallplan entwickelt werden, der wiederum weiteren Angriffen vorbeugt.

Die IT-Dokumentation ist nicht nur für IT-Experten gedacht – auch, wenn der Name diesen Eindruck vermittelt. Ganz im Gegenteil: Die Dokumentation soll allen Mitarbeitern im Unternehmen, die auch nur im weitesten Sinne mit der IT zu tun haben, eine Hilfe sein. Ein Buchhalter wird mit einer detaillierten Programmierdokumentation, die die Entwickler benötigen, jedoch wenig anfangen können. Trotzdem wird auch ein Buchhalter gelegentlich einen Blick in die IT-Dokumentation werfen müssen, da dort auch anwendungsspezifische Informationen für ihn zu finden sind.

Jeder Unternehmensbereich hat zudem andere Dokumentationsanforderungen. Nicht jede Nutzergruppe benötigt den gleichen Detaillierungsgrad und hat den gleichen Anspruch an den Umfang der Dokumentation. Wir zeigen Ihnen, welche Dokumente für die unterschiedlichen Nutzergruppen in der Regel von Interesse sind:

Administratoren betreuen den Betrieb des IT-Systems. Sie beschaffen, installieren und verwalten die Hard- und Software. Folglich beanspruchen sie sehr detaillierte Informationen aus der IT-Dokumentation, die sie individuell zusammenstellen können. Besonders technische Datensammlungen sind für Administratoren relevant.

Mitarbeiter aus dem Supportbereich benötigen Informationen, Anleitungen und Benutzerdokumentationen (Handbücher), die vorgangsbezogen und nachvollziehbar sind. Solche detaillierten Informationen sind für die Leitung der IT-Abteilung und andere Gruppen jedoch wenig hilfreich, da sie aus den Informationen keinen Nutzen ziehen können.

Die Buchhaltung kann Informationen zu technischen Funktionalitäten der im Unternehmen genutzten Geräte wenig gebrauchen. Vielmehr benötigen Mitarbeiter aus der Buchhaltung digitale und analoge Daten wie die Anschaffungskosten der Geräte. Rechnungen, Bestellungen, Wartungs- und Lizenzverträge sowie Personenakten sind für sie von Bedeutung.

Für Service Manager lohnt sich das Dokumentieren von Unternehmensprozessen und internen Abläufen. Sie müssen sich in ihrem Arbeitsalltag schnell eine Übersicht über die Abläufe im Unternehmen machen können, um daraufhin zu entscheiden, ob die IT bereits bestmöglich arbeitet und die Geschäftsprozesse ausreichend unterstützt.

Wirtschaftsprüfer kontrollieren betriebswirtschaftliche Faktoren wie die Jahresabschlüsse eines Unternehmens oder deren IT-Systeme. Dafür benötigen sie meist schnell einen Überblick über die Abläufe und korrekten Einhaltungen. Es müssen Prozess- und Nachweisdokumente erstellt werden. Aus diesen lassen sich zusammengefasste Reports anfertigen, die dann der Unternehmensleitung übergeben werden können.

Entwickler und IT-Experten nutzen die gängigste Form – die Programmierdokumentation (auch: Inline Source Documentation). Im Quellcode werden während der Entwicklung Kommentare eingefügt, die einzelne Schritte zusammengefasst erklären und die für andere Entwickler nachvollziehbar sind. Auch Algorithmen, Flussdiagramme sowie technische Hintergründe einer Software werden aufgezeigt. Daneben sind Informationen wie Schnittstellen zwischen Laufzeiten und Webdienste relevant.

Dokumente sind so unterschiedlich wie die Nutzergruppen und ihre Anwendungsbereiche. Ganze IT-Dokumentationen können daher von uns nicht vorgegeben und als Muster zum Download bereitgestellt werden. Zwar stellen verschiedene Anbieter Tools und Softwares mit Mustern und Vorlagen für IT-Dokumentationen bereit. Diese Vorlagen werden meist sogar kostenfrei zum Download angeboten. Und obwohl sich diese Muster anhand standardisierter Texteingabefelder nach Ihren Anforderungen umformen lassen, stellen sie jedoch lediglich die Hülle für Ihre IT-Dokumentation dar. Der Aufwand für Sie und Ihr Unternehmen wird dadurch nicht wesentlich geringer.

Setzen Sie für eine professionelle IT-Dokumenation besser gleich auf einen erfahrenen IT-Dienstleister. Wir bei datenzeit nutzen individuell angepasste Vorlagen, schneiden die IT-Dokumentation auf Ihr Unternehmen zu und erstellen umfangreiche Dokumente, die Sie und Ihre IT-Prozesse langfristig unterstützen. Dabei beachten wir alle gesetzlichen Rahmenbedingung. Sämtliche Prozesse sowie Daten zu Systemen, Anwendungen, Hardware und Software werden von uns berücksichtigt und fließen in die Dokumentation ein.

Das Anlegen einer IT-Dokumentation ist zeitaufwendig und dennoch unverzichtbar. Hier stellt sich die Frage, auf welche Weise Unternehmen ihre IT-Dokumentation am effizientesten erstellen können. Bei der Entscheidung für die Art der Datenerfassung spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Zum einen ist ausschlaggebend, wie groß Ihr Unternehmen ist und wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen. Zum anderen sollten Ihr Budget, die zeitlichen Ressourcen und die Menge der zu erfassenden Daten Ihre Entscheidung beeinflussen.

Es gibt Dokumentationswerkzeuge, die Ihnen die Arbeit erleichtern, Zeit einsparen und Sie bei dem Einpflegen Ihrer Informationen unterstützen. Die gängigsten Instrumente sind das interne Wiki und die Dokumentationssoftware:

Welche gesetzlichen Richtlinien sind bei der IT-Dokumentation zu beachten?

Die IT-Dokumentation unterliegt einigen gesetzlichen Regelungen und muss sogenannte Compliance-Anforderungen erfüllen. Wir haben Ihnen einige wichtige Gesetze und Regelwerke in einem Überblick zusammengefasst, aus denen sich Anforderungen für die IT-Dokumentation ableiten lassen:

• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung (AO)
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
• EU-Richtlinien

So ist z.B. festgelegt, dass eine Verfahrensdokumentation zu pflegen ist, um als Unternehmen belegen zu können, dass die Anforderungen des HGB, der AO und der GoBD erfüllt werden.

Zur Erfüllung der Anforderungen an die IT-Dokumentation sollten stets Informationssicherheitsmanagementsysteme (ISMS) verwendet werden. Ein besonders relevanter Standard bildet die ISO/IEC 27001. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bietet hier eine Zertifizierung für Unternehmen an. Um das Testat zu erhalten, erfolgt eine Prüfung vor Ort durch einen vom BSI zertifizierten Auditor. Der in diesem Zuge angefertigte Auditbericht wird anschließend vom BSI überprüft.