Verschwiegenheitserklärung – Erläuterung, Informationen und Aufbau
Mithilfe einer Verschwiegenheits- oder Vertraulichkeitserklärung verpflichten sich eine oder mehrere Parteien dazu, die in der Erklärung aufgeführten Informationen nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben.
Die Verschwiegenheitserklärung regelt somit die Geheimhaltung über die vorher festgelegten sensiblen Informationen. Zu den schützenswerten Daten nach der Datenschutzgrundverordnung zählen konkret personenbezogene Daten von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. In Abgrenzung dazu gibt es auch Informationen, die unter die allgemeine Geheimhaltungspflicht fallen können. Dazu zählen Betriebsgeheimnisse und firmenspezifisches Know-how. Diese Geheimhaltungspflicht ist gewöhnlich Teil des Arbeitsvertrages.
Ziel ist es in beiden Fällen, das Unternehmen davor zu schützen, dass Außenstehende diese sensiblen Daten widerrechtlich erwerben und nutzen. Würden unbefugte Dritte an die Daten gelangen, könnten diese die wirtschaftliche Position des Unternehmens stark schwächen und finanziell schädigen.
Wann wird eine Verschwiegenheitserklärung benötigt?
Die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung ist für all diejenigen Mitarbeiter notwendig, die in irgendeiner Form in Kontakt mit personenbezogenen Daten kommen. Dabei können sie die Daten zum Beispiel entweder erheben, speichern oder weiterverarbeiten.
Informationen, die mithilfe einer Verschwiegenheitserklärung geschützt werden müssen, erfüllen dabei grundsätzlich die nachfolgenden Eigenschaften:
- Informationen sind nicht öffentlich zugänglich
- Informationen sind nur bestimmten Personenkreis bekannt
- Informationen stehen im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb
- Vorliegen eines wichtigen Grundes, um Verschwiegenheit über Information einzuhalten
Anforderungen an den Aufbau einer Verschwiegenheitserklärung
Da es zahlreiche verschiedene Informationen gibt, die im Rahmen einer Verschwiegenheitserklärung als schützenswert deklariert werden können, ist eine individuelle Anpassung unverzichtbar. Um den Schutz sensibler Daten rechtswirksam umsetzen zu können, ist es wichtig, dass eine detaillierte Festlegung der Daten erfolgt, für die die Verschwiegenheitserklärung gelten soll.
Um sicher zu gehen, welche Daten offiziell unter die Schutzwürdigkeit fallen, lohnt sich ein Blick in das Gesetz. So regelt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unter anderem den Schutz personenbezogener Daten. Das Geschäftsgeheimnis-Gesetz (GeschGehG) schützt hingegen vor widerrechtlicher Sammlung, Nutzung und Veröffentlichung von Geschäftsgeheimnissen.
Nach § 2 Abs. 1 GeschGehG gelten als Geschäftsgeheimnisse all diejenigen Informationen, die nicht öffentlich bekannt und einfach zugänglich sind. Demnach besitzen Informationen dieser Art eine hohe ökonomische Bedeutung.
Eine weitere Voraussetzung besteht darin, dass die Informationen Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch den rechtmäßigen Inhaber sind. Zuletzt sollte an den Geschäftsgeheimnissen ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung bestehen.
Elementare Bestandteile der Verschwiegenheitserklärung
Grundsätzlich verpflichtet sich die Person, die die Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet, dazu, die Informationen vertraulich zu behandeln. Weiterhin sind dabei die Datenschutzregelungen einzuhalten. Darüber hinaus umfasst die Verschwiegenheitserklärungen auch die rechtlichen Konsequenzen bei Verstößen.
Um eine korrekte Verschwiegenheitserklärung zu erstellen, müssen einige wesentliche Bestandteile in dieser enthalten sein. Dazu zählen:
- Parteien, zwischen denen der Vertrag geschlossen wird
- Definition der Informationen, die unter die Geheimhaltungsvereinbarung fallen
- Gültigkeitsdauer, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Empfangene und übergebene Daten
- Erklärung über Einhaltung der Verschwiegenheit
- Form und Höhe einer Sanktion bei Verstoß gegen die Verschwiegenheit bzw. Vertraulichkeit
Neben den wesentlichen Bestandteilen ist auch der richtige Zeitpunkt zu berücksichtigen, wenn es um die Unterzeichnung der Verschwiegenheitserklärung geht. Allgemein gilt, dass die Erklärung vor der Übermittlung der vertraulichen Daten unterzeichnet werden muss. Sollte die Übermittlung sensibler Daten unbeabsichtigt erfolgen, gibt es noch eine weitere Option. Es besteht die Möglichkeit eine Verschwiegenheitserklärung mit dem Zusatz „das gilt auch für Kenntnisse, die im Vorfeld erlangt wurden“ zu versehen und dann unterschreiben zu lassen.
Sind Sie noch unsicher und benötigen Hilfe bei der Erstellung einer individuell angepassten Verschwiegenheitserklärung, so wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens oder beauftragen Sie alternativ einen externen Datenschutzbeauftragten. Gerne unterstützen und beraten wir Sie sowohl aus juristischer als auch aus technischer Sicht zu sämtlichen Themen rund um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen.
Mögliche Sanktionen beim Verstoß gegen die Verschwiegenheitserklärung
Eine in der Verschwiegenheitserklärung enthaltene Klausel legt die Konsequenzen fest, die sich aus Verstößen gegen die Erklärung ergeben. So kann ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiter, der gegen den Datenschutz verstößt, abmahnen oder sogar eine fristlose Kündigung aussprechen. Alternativ kann er auch eine Geldstrafe einfordern. Sollte es zu Verstößen von besonderer Schwere kommen, werden diese außerdem strafrechtlich verfolgt.
Verschwiegenheitserklärung im Arbeitsverhältnis
Grundsätzlich sind all diejenigen Mitarbeiter dazu verpflichtet, eine Verschwiegenheitserklärung zu unterschreiben, die in Kontakt mit personenbezogenen Daten kommen. Dazu zählen gemäß Art. 4 Nr. 2 jegliches Verarbeiten, also jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Um die Erklärung unterschreiben zu müssen, ist nicht zwangsläufig eine Festanstellung notwendig. Auch Auszubildende, Praktikanten, Freelancer und Aushilfen müssen die Erklärung unterschreiben, sobald sie mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Demnach wird ein Großteil der Belegschaft eines Unternehmens dazu verpflichtet sein, eine Verschwiegenheitserklärung nach der DSGVO zu unterzeichnen.