Mithilfe einer Verschwiegenheits- oder Vertraulichkeitserklärung verpflichten sich eine oder mehrere Parteien dazu, die in der Erklärung aufgeführten Informationen nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben. Die Verschwiegenheitserklärung regelt somit die Geheimhaltung über die vorher festgelegten sensiblen Informationen. Zu den schützenswerten Daten nach der Datenschutzgrundverordnung zählen konkret personenbezogene Daten von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. In diesem Artikel erfahren Sie auch, wie sich die Verschwiegenheitserklärung von der allgemeinen Geheimhaltungspflicht abgrenzt, die üblicherweise im Arbeitsvertrag geregelt ist und beispielsweise Betriebsgeheimnisse und firmenspezifisches Know-how schützt.
Die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung ist für all diejenigen Mitarbeiter notwendig, die in irgendeiner Form in Kontakt mit personenbezogenen Daten kommen. Dabei können sie die Daten zum Beispiel entweder erheben, speichern oder weiterverarbeiten.
Informationen, die mithilfe einer Verschwiegenheitserklärung geschützt werden müssen, erfüllen dabei grundsätzlich die nachfolgenden Eigenschaften:
- Informationen sind nicht öffentlich zugänglich
- Informationen sind nur bestimmten Personenkreis bekannt
- Informationen stehen im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb
- Vorliegen eines wichtigen Grundes, um Verschwiegenheit über Information einzuhalten