Die Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und Rates), ist bereits am 23. Oktober 2019 in Kraft getreten. Das darin formulierte Ziel ist der „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“. Um diesen Schutz zu gewährleisten, haben bereits zahlreiche Unternehmen eigene Meldestellen und Hinweisgebersysteme eingerichtet. Mit deren Hilfe sollen Whistleblower Fehlverhalten im Unternehmen frühzeitig melden und aufdecken können, ohne Konsequenzen fürchten zu müssen. Eine gesetzliche Pflicht, beispielsweise die Integration von Meldestellen, besteht für Unternehmen bisher nicht. Die neue EU-Whistleblower-Richtlinie soll dies aber ändern.
Zur Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht hat das Bundeskabinett am 27.7.2022 einen Regierungsentwurf (HinSchG-E) beschlossen und somit das Gesetzgebungsverfahren zum Hinweisgeberschutzgesetz eingeleitet. Es wird erwartet, dass das Hinweisgeberschutzgesetz noch in 2022 verabschiedet und drei Monate später in Kraft tritt.
Die neue EU-Whistleblower-Richtlinie trat am 17. Dezember 2021 in Kraft, was dazu führen sollte, dass die bisher beschlossenen Regelungen möglichst einheitlich und national übergreifend in Gesetzen verabschiedet werden. Das ist obligatorisch für alle EU-Staaten und verpflichtet sie zu einer Überführung der Richtlinien in nationales Recht. Die EU-Whistleblower-Richtlinie soll den Schutz von Whistleblowern manifestieren.
Das Einführen eines Systems mit entsprechenden Meldekanälen, zum Schutz von Hinweisgebern, wird EU-weit künftig Pflicht für Betriebe – auch hierzulande in Deutschland. Damit können Mitarbeiter mögliche Missstände anzeigen, ohne negative arbeitsrechtliche Konsequenzen befürchten zu müssen. Unternehmen können bereits jetzt auf die kommende EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland reagieren:
Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Einführung von internen Hinweisgebersystemen, zum Beispiel durch eine zentrale Meldestelle, ab einer Anzahl von 50 Mitarbeitern erforderlich ist. In jedem Fall muss aber gewährleistet sein, dass ein Vorfall sowohl auf schriftlichem als auch auf mündlichem Wege gemeldet werden kann. Dazu muss zudem ein Verfahren zur Meldungsabgabe bestehen.
Doch Hinweisgeber wollen bei der Abgabe eines Hinweises darauf vertrauen können, dass Sie anonym bleiben. Einige Hinweisgebersysteme (z. B. eine Meldung per E-Mail, ein physikalischer Briefkasten oder die einfache Meldung beim Vorgesetzten) können dies nicht erfüllen, da sie unsicher sind oder die Anonymität des Hinweisgebers nicht wahren. Die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft darf nur dann als gegeben angesehen werden, wenn eine sichere und vor allem anonyme Mitteilung gewährleistet ist, weshalb die Vorteile eines elektronischen Hinweisgebersystems überwiegen.
| Briefkasten | Vorgesetzter | E‑Mail | Hinweisgebersystem | |
|---|---|---|---|---|
| kostengünstig |  | | | |
| Sicherheit |  | |  | |
| Anonymität | | | | |
| Akzeptanz in der Belegschaft | | | | |
Ferner muss die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung erhalten, sollte sie einen Verstoß in einem Unternehmen melden wollen. Auch dazu muss von den Unternehmen ein System bereitgestellt werden, was dies sicherstellt. Dabei ist die Meldestelle verpflichtet, den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten über Konsequenzen und die aktuelle Situation in Kenntnis zu setzen.
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Sollte eine Person Hinweise an ein Unternehmen weitergeben, handelt es sich hierbei immer um personenbezogene Daten. Daher nimmt der Datenschutz bei Whistleblowern und gleichzeitig bei der EU-Whistleblower-Richtlinie eine tragende Position ein. Unterschieden wird dabei zwischen:
Da durch Hinweisgeber Daten weitergegeben werden, spielt hierbei auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Hierbei wird außerdem unterschieden zwischen:
Richten Unternehmen ein Whistleblowing-System ein, so muss sichergestellt sein, dass dieses System die Anforderungen der DSGVO im Bereich Datensicherheit umsetzt. Das heißt im Konkreten, dass die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmendokumentiert und von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anerkannt und beachtet werden müssen.
Zu den technischen Maßnahmen gehören insbesondere der Schutz der gespeicherten personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, beispielsweise durch Anonymisierung, Pseudonymisierung oder Verschlüsselung. So soll grundsätzlich die Identität eines Hinweisgebers bei einer Meldung geschützt werden. Organisatorische Aktionen belaufen sich auf Regelungen zur Rechtevergabe sowie zur Speicherung und fristgerechten Löschung der Daten. Insbesondere das Entfernen der Daten bedarf einer technischen Kontrolle und Durchführung.
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Neben Datenschutzanliegen beraten und unterstützen wir Sie gerne auch in IT-Fragen. Genau auf Ihr Unternehmen abgestimmt erarbeiten wir passende Maßnahmen und Lösungen rund um Ihre IT-Systeme. So können wir Ihr Unternehmen beispielsweise auch bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems in technischer Hinsicht begleiten, damit Sie zeitnah und professionell auf die EU-Whistleblower-Richtlinie reagieren können.
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Whistleblower, oder auch Hinweisgeber, können für Unternehmen enorm wichtige Dienste leisten. Beispielsweise haben Unternehmen durch sie die Chance, interne Missstände zu klären, bevor diese an die Öffentlichkeit gelangen. Dadurch können Strafen, Imageschäden oder auch Korruption verhindert werden. Wiederum ist hier wichtig, dass Unternehmen interne Hinweisgeberkanäle einrichten, um Beobachtungen an diese Stelle übermitteln zu können.
Bestimmte Probleme können nicht immer mit dem Vorgesetzten besprochen werden, wie etwa sexuelle oder rassistische Diskriminierungen oder auch Informationen, die Kollegen belasten könnten. Damit Mitarbeiter Fehlverhalten am Arbeitsplatz melden können, brauchen sie entweder ein Whistleblower-System oder eine Whistleblowing-Hotline. Solche Hinweisgeberkanäle können auch Hinweishotline oder Helpline genannt werden.
Die EU-Whistleblower Richtlinie verfolgt das Ziel, Personen zu schützen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Sie soll außerdem länderübergreifende Regelungen ermöglichen.
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