Die Art der Dokumente und Einträge, die in die Personalakte eines Arbeitnehmers hinzugefügt werden, ist dem Arbeitgeber selber überlassen. Allerdings ist zu beachten, dass die aufgenommenen Daten für das Arbeitsverhältnis relevant sein müssen. Generell beginnt die Personalakte daher häufig mit den Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag.
Folgende Inhalte sind in einer Personalakte möglich:
- Personalbezogene Unterlagen (z. B. Arbeitszeugniskopie, Lebenslauf, Ergebnisse aus Eignungstests)
- Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen (z. B. Anmeldung zur Krankenkasse, Arbeitsunfähigkeitsmeldungen, Lohnbescheinigungen)
- Kopien amtlicher Urkunden (z. B. Kopie der Fahrerlaubnis, Wehrdienstbescheinigung)
- Sonstige Unterlagen (z. B. Schriftverkehr zwischen dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Urlaubsanträge)