Personalakte – Inhalte, Aufbewahrung und Datenschutz im Überblick

Eine Personalakte ist eine Akte, die durch den Arbeitgeber für den Arbeitnehmer geführt wird. Diese enthält Informationen zur Person und zum Arbeitsverhältnis im Unternehmen und soll ein möglichst vollständiges und wahrheitsgemäßes Bild über den Werdegang des Mitarbeiters darstellen. Dabei ist weder die Form noch der Inhalt der Personalakte in Deutschland gesetzlich vorgegeben.

Im Unterschied zur freien Wirtschaft ist im Bundesbeamtengesetz (BBG) gesetzlich geregelt, was unter einer Personalakte zu verstehen ist und was sie beinhalten muss.

„Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“ (§ 106 Abs. 1 BBG)

Auch im Wehrrecht gibt es genaue Vorgaben zur Behandlung von Personalakten für aktive und ehemalige Soldaten.

Die Art der Dokumente und Einträge, die in die Personalakte eines Arbeitnehmers hinzugefügt werden, ist dem Arbeitgeber selber überlassen. Allerdings ist zu beachten, dass die aufgenommenen Daten für das Arbeitsverhältnis relevant sein müssen. Generell beginnt die Personalakte daher häufig mit den Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag.

Folgende Inhalte sind in einer Personalakte möglich:

• Personalbezogene Unterlagen (z. B. Arbeitszeugniskopie, Lebenslauf, Ergebnisse aus Eignungstests)
• Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen (z. B. Anmeldung zur Krankenkasse, Arbeitsunfähigkeitsmeldungen, Lohnbescheinigungen)
• Kopien amtlicher Urkunden (z. B. Kopie der Fahrerlaubnis, Wehrdienstbescheinigung)
• Sonstige Unterlagen (z. B. Schriftverkehr zwischen dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Urlaubsanträge)

Da die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch bei Personalakten für Datenschutz sorgt, sind sehr sensible personalbezogene Informationen in der Akte nicht erlaubt. Zu diesen Informationen gehören u. a. folgende Unterlagen:

• Informationen aus Social-Media-Profilen (z. B. Kopie des Facebook-Profils)
• Religiöse, politische und sexuelle Überzeugungen und Vorlieben
• Ärztliche Unterlagen (z. B. Atteste, vertrauliche Informationen des Betriebsarztes, Liste über Krankheitstage)

Sofern der Mitarbeiter keine Kenntnis darüber hat, ist die Führung von sogenannten „Geheimakten“ oder „Schwarzakten“ auch verboten.

Durch den Wandel zur Digitalisierung in Unternehmen wird die traditionelle Form der Papierakte oft durch eine elektronische Personalakte ergänzt oder komplett ersetzt. Hierfür werden die Personaldokumente der Mitarbeiter in ein digitales Archiv eingepflegt und von dort aus zentral verwaltet. Spezielle Computeranwendungen stellen dafür Datenbanken für Personalinformationen zur Verfügung.

Eine elektronische Personalakte bringt viele Vorteile mit sich. Diese sind u. a.:

• Schnellere Prozessabläufe (durch die automatische Archivierung von Daten)
• Möglichkeit der Stichwort- oder Volltextsuche (einzelne Informationen lassen sich schneller finden)
• Einsparung von Platz (kein Ablageplatz bzw. Archivraum notwendig)
• Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen
• Vermeidung von Mehrfachaktenführung (durch einheitliches Aktensystem)
• Direkter und standortübergreifender Aktenzugriff (Daten sind nicht nur auf einem Endgerät verfügbar)
• Einsparung von Druck- und Papierkosten

Trotz dessen ist zu beachten, dass eine elektronische Personalakte einen erhöhten Datenschutz erfordert. Bei der digitalen Verwaltung von Personalinformationen müssen rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden. Hierfür ist die Anschaffung einer passenden Software und die Einbindung von Kontrollorganen, wie z. B. einem Datenschutzbeauftragten, nötig.

Die Erstellung und Aufbewahrung einer Personalakte ist mit Rechten und Pflichten für den Arbeitgeber sowie den Arbeitnehmer verbunden. Diese sind im Arbeitsrecht geregelt und müssen von beiden Parteien eingehalten und erfüllt werden.

Der Arbeitgeber unterliegt einer Fürsorgepflicht und muss einen sorgfältigen Umgang mit den Personaldaten seines Mitarbeiters gewähren. Die Anzahl der involvierten Mitarbeiter ist möglichst kleinzuhalten und auch die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Besonders bei elektronischen Akten sind zusätzliche Vorkehrungen zum Datenschutz zu treffen, um die Personalakte zu schützen.

Der Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, die Personalakte jederzeit einzusehen. Da Unternehmen nicht dazu verpflichtet sind, Änderungen an der Akte mitzuteilen, wird es Arbeitnehmern häufig empfohlen, von diesem Recht regelmäßig Gebrauch zu machen. Während der Einsicht ist es dem Mitarbeiter gestattet, sich Notizen und ggf. Kopien einzelner Bestandteile anzufertigen. Auch das Hinzuziehen eines Betriebsratsmitgliedes ist erlaubt, um z. B. Fragen oder Unklarheiten zur Personalakte zu klären. Einen rechtlichen Anspruch auf die Überlassung der Personalakte für einen gewissen Zeitraum, gibt es für den Arbeitnehmer allerdings nicht.

Während der Einsicht der Personalakte hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit Stellung zu den Inhalten zu beziehen. So müssen schriftlich verfasste Erklärungen oder Gegendarstellungen an der entsprechenden Stelle beigefügt werden. Bei unrichtigen Angaben, wie z. B. Tatsachenbehauptungen, die die Karriere des Mitarbeiters behindern, kann die Entfernung verlangt werden. Geht der Arbeitgeber dem nicht nach, kann dieser Anspruch auf Änderung vor Gericht geltend gemacht werden.

Grundsätzlich ist zu erwähnen, dass der Kreis der befugten Personen zur Einsicht der Personalakte von dem Arbeitgeber möglichst kleinzuhalten ist. Wie zuvor erwähnt, hat der Arbeitnehmer stets ein Einsichtsrecht auf die eigene Personalakte. Dies gilt auch noch nach Ende des Arbeitsverhältnisses und sowohl für Akten in Papier- und elektronischer Form.

Außerdem haben bei Ausnahmen folgende Personen Einsicht in die Personalakte:

• Mitarbeiter des Unternehmens, wenn sie für Personalentscheidungen zuständig sind
• Anwälte, wenn ein Mandat vorliegt und die Informationen erforderlich sind
• Ein Betriebsratsmitglied, wenn der Arbeitnehmer es ausdrücklich wünscht

Wichtig ist, dass die Einsicht auch bei Berechtigung nur dann gestattet ist, wenn es für die Personalverwaltung notwendig ist.

Die Personalakte fällt unter den Datenschutz, da personenbezogene Daten erhoben werden, die explizit einem Mitarbeiter zugeordnet werden können. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die DSGVO geben vor, wie bei der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses vorgegangen werden muss.

Vor allem bei mittleren bis großen Unternehmen ist darauf zu achten, dass eventuell ein Datenschutzbeauftragter zur Verfügung gestellt werden muss. Dies ist verpflichtend, sobald personenbezogene Daten von mindestens zehn Mitarbeitern automatisiert oder von mindestens 20 Mitarbeitern verarbeitet werden.

Die DSGVO schreibt vor, dass der Arbeitgeber in Datenschutzerklärungen Angaben zur Erhebung der personenbezogenen Informationen machen muss. Es muss deutlich werden, welche Daten erhoben werden, auf welcher Grundlage dies passiert und wie lange sie gespeichert werden. Des Weiteren müssen dem betroffenen Arbeitnehmer bestimmte Informationen mitgeteilt werden (Art. 13 DSGVO):

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
• Ggf. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
• Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen
• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Falls der Arbeitgeber sich weitere personenbezogene Daten von Dritten einholt, ist er dazu verpflichtet, dem Mitarbeiter die genannten Informationen mitzuteilen (Art. 14 DSGVO).

Außerdem ist der Grundsatz der Datensparsamkeit und -vermeidung zu beachten. Sobald Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden, muss das Unternehmen diese löschen. Ausnahmen bilden Gesetze zur Aufbewahrungsfrist gewisser Dokumente. In diesem Fall sind die dort genannten Fristen zu beachten.

Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die Personalakten der Beschäftigten sorgfältig aufbewahrt werden. Die DSGVO enthält hierfür einzuhaltende Vorgaben, die die personenbezogenen Inhalte vor unerlaubtem Zugriff schützen sollen.

Zur schnelleren Verfügbarkeit ist es empfehlenswert, alle Personalakten an einem Ort aufzubewahren. Je nach Größe des Unternehmens kann dies physisch in einem Archivraum oder digital in einem elektronischen Archiv erfolgen. Jeder Aufbewahrungsort sollte allerdings sicher verschlossen werden können, um die Daten vor der Einsicht Dritter zu schützen.

Sofern keine Dokumentations-, Aktenführungs- oder Aufbewahrungspflicht besteht, können Unterlagen über ein ersetzendes Scannen digitalisiert werden. Besteht eine der zuvor genannten Pflichten, müssen aus gesetzlichen Gründen die Unterlagen im Original archiviert werden. Bei z. B. Arbeitsverträgen mit nachträglichen Wettbewerbsverboten oder Kündigungsschreiben ist die Schriftform gesetzlich vorgegeben.

Sogenannte „Beiakten“ oder „Sonderakten“ sind für sehr sensible Unterlagen (z. B. über Krankheiten) gedacht. Aus diesem Grund werden diese auch beim sogenannten „BEM-Verfahren“ (Betriebliches Eingliederungsmanagement) genutzt, bei welchem es um die Wiedereingliederung langfristig erkrankter Beschäftigter geht. Um bei der Bearbeitung möglichst selten mit den Unterlagen in Berührung zu kommen, werden diese in einem verschlossenen Kuvert aufbewahrt.

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie zur Verarbeitung erforderlich sind. Insbesondere sensible Gesundheitsdaten sollten nicht länger als notwendig aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist der Personalakte richtet sich nach den enthaltenen Dokumenten. Jedes Dokument unterliegt allerdings einer anderen Frist, die meistens bei drei bis zehn Jahren liegt.

Allgemeine Personalunterlagen (z. B. Arbeitsverträge) unterliegen generell keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dennoch sind diese Unterlagen so lange aufzubewahren, wie Ansprüche, z. B. auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, geltend gemacht werden können. Diese Verjährungsfrist endet nach drei Jahren, kann aber individualvertraglich auch kürzer vereinbart werden.

Auch für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung besteht keine gesetzlich geregelte Frist. Da aber der Erstattungsanspruch für den (ehemaligen) Arbeitnehmer erst nach vier Jahren verjährt, gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren als angemessen.

Dokumente zum Steuerrecht müssen insgesamt sechs Jahre aufbewahrt werden. Somit soll sichergestellt werden, dass Steuerbehörden und Sozialversicherungsträger bei Betriebsprüfungen oder Lohnsteuer-Außenprüfungen Zugriff auf die Dokumente haben. Auch Lohnkosten der Mitarbeiter (auch ehemalige) und Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen unterliegen dieser Aufbewahrungsfrist.

Bei Dokumenten zum Steuerrecht und Lohnunterlagen, die einen Bezug auf betriebliche Gewinnermittlung beinhalten, weitet sich die Frist auf zehn Jahre aus. Dazu gehören auch Gehaltslisten, Unterlagen zur Angestelltenversicherung und Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen muss die Personalakte datenschutzgerecht vernichtet werden, sodass diese nicht mehr wiederhergestellt werden kann.

Für die Vernichtung von sensiblen Personaldaten ist nach der Richtlinie DIN 66399 vorzugehen. Für die zuverlässige Vernichtung gelten drei Schutzklassen, die die Schutzbedürftigkeit der Dokumente angeben:

• Schutzklasse 1: Normaler Schutzbedarf (interne Dokumente)
• Schutzklasse 2: Hoher Schutzbedarf (vertrauliche Dokumente)
• Schutzklasse 3: Sehr hoher Schutzbedarf (besonders geheime Dokumente)

In der Regel zählen Personalakten zur Schutzklasse 2. Um diese Personaldaten zu vernichten, bestehen zwei Möglichkeiten. Zum einen bieten Dienstleister professionelle Aktenvernichtungen an, welche hierfür engagiert werden können. Zum anderen ist die Anschaffung von speziellen Schreddern möglich. Diese zerkleinern sowohl Papier als auch CDs datenschutzkonform und vernichten somit die schutzbedürftigen Daten ordnungsgemäß.

Bei weiteren Fragen zum Datenschutz bei Personalakten hilft Ihnen datenzeit gerne weiter!
Wenn Sie noch unsicher sind, welche Daten Sie in den Personalakten Ihrer Mitarbeiter sammeln dürfen, wie lange sie aufbewahrt werden dürfen und/oder müssen und wer diese einsehen darf, beraten wir von datenzeit Sie jederzeit gerne. Neben einmaligen Beratungen bieten wir Ihnen zudem die Möglichkeit, unser Team aus Juristen und IT-Experten als externe Datenschutzbeauftragte zu benennen.