Personalakten können traditionell in Papierform, aber auch in elektronischer Form geführt werden. Solange alle arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden, spielt die Form der Personalakte keine Rolle. Auch eine Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht nicht. Jedoch liegt diese sowohl im Interesse des Arbeitgebers als auch im Interesse des Arbeitnehmers, weshalb eine Personalakte oft in Unternehmen angelegt wird.
Eine Personalakte ist eine Akte, die durch den Arbeitgeber für den Arbeitnehmer geführt wird. Diese enthält Informationen zur Person und zum Arbeitsverhältnis im Unternehmen und soll ein möglichst vollständiges und wahrheitsgemäßes Bild über den Werdegang des Mitarbeiters darstellen. Dabei ist weder die Form noch der Inhalt der Personalakte in Deutschland gesetzlich vorgegeben.