Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Was sich für Sie und Ihr Unternehmen zukünftig ändert

Die sogenannten Whistleblower brachten sich und ihren Job in der Vergangenheit oft in Gefahr, wenn sie Hinweise weitergaben. Das Hinweisgeberschutzgesetz füllt diese Gesetzeslücken nun und schützt Hinweisgeber vor finanziellen Schäden und Repressalien, wie z. B. einer Kündigung, Rufschädigung oder Mobbing. Gleichzeitig profitieren Sie und Ihr Unternehmen, da die gemeldeten Hinweise frühzeitig verarbeitet und überprüft werden können. Somit gelangen Informationen, die sich negativ auf das Image Ihres Unternehmens auswirken könnten, nicht zwangsläufig in die Öffentlichkeit und können intern geregelt werden.

Den Anfang bildete die EU-Richtlinie 2019/1937, auch als EU-Whistleblower-Richtlinie oder Hinweisgeberschutzrichtlinie bekannt, welche am 23. Oktober 2019 rechtsverbindlich wurde. Ab diesem Tag hatten alle EU-Mitgliedsstaaten bis zum 17. Dezember 2021 Zeit, ausgehend von der Richtlinie ein eigenes nationales Gesetz zu bestimmen. Hierbei stellen die Anforderungen der Richtlinie nur die Mindestanforderungen dar und erlauben es somit den EU-Mitgliedsstaaten, strengere Gesetze zu entwerfen. Bei dem Hinweisgeberschutzgesetz handelt es sich also um die Umsetzung der vorgegebenen EU-Whistleblower-Richtlinie in Deutschland.

Anwendung findet das Gesetz bei allen Personen, die Informationen zu Verstößen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit offenlegen. Bei den Verstößen kann es sich beispielsweise um Steuerhinterziehung handeln. Vor allem Verstöße gegen das EU- bzw. deutsche Recht, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, fallen in den Anwendungsbereich des Gesetzes. Hinweisgeber können z. B. folgende Personengruppen sein:

• Arbeitnehmer
• Auszubildende
• Beamte
• Selbstständige
• Anteilseigner
• Richter
• Soldaten
• Menschen mit Behinderung in Beschäftigung
• arbeitnehmerähnliche Personen

Bis zum Beschluss des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) war es ein langer Weg. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Ereignisse der letzten zwei Jahre und den aktuellen Stand.

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht insbesondere interne und externe Meldestellen sowie ein Verbot von Repressalien vor. Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sind durch das Gesetz dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Auch auf Behörden trifft diese Pflicht unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten zu. Gleiches gilt für spezielle Unternehmen. Darunter Unternehmen aus dem Finanzbereich sowie in Teilen der Versicherungsbranche (§ 12 HinSchG-E).

Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern müssen die entsprechenden Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 eingerichtet haben. Größere Unternehmen und Konzerne werden dazu aufgefordert, bei Inkrafttreten des Gesetzes direkt vorzugehen.

Die interne Meldestelle kann entweder von einem Mitarbeiter bzw. einer Abteilung des Unternehmens oder einer Ombudsperson (z. B. einem Rechtsanwalt) betreut werden. Der aktuelle Gesetzesentwurf sieht ausdrücklich auch einen (externen) Datenschutzbeauftragten als interne Meldestelle vor. So heißt es in der Begründung des derzeitigen Gesetzesentwurfs: „Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Unabhängigkeit der internen Meldestelle gewährleistet wird und so Interessenkonflikte vermieden werden.“ So sei „die Person des Korruptionsbeauftragten, des Integritätsbeauftragten oder des Datenschutzbeauftragten mit der Aufgabe zu betrauen“.

Besonders geeignet sind in kleineren Unternehmen folgende Personengruppen:

• Mitarbeiter mit einer Doppelfunktion
• Leiter der Compliance-Abteilung
• Integritätsbeauftragte
• Datenschutzbeauftragte
• Auditverantwortliche
• externe Anwälte

Zudem müssen Beschäftigungsgeber sicherstellen, dass die beauftragten Personen entsprechende Fachkunde besitzen. Schulungen zu diesem Zwecke sind ebenfalls möglich.

Interne Meldestellen (z. B. externe Datenschutzbeauftragte) bieten den Vorteil, dass Hinweise schneller übermittelt und somit auch bearbeitet werden können. Die beteiligten Personen befinden sich innerhalb des Unternehmens, wodurch Konflikte intern behandelt werden können und nicht zwangsläufig an die Öffentlichkeit gelangen. Dies erfordert allerdings einen hohen bürokratischen Aufwand. Außerdem sollte das Vertrauen der Mitarbeiter gewonnen werden, damit diese auch die interne Meldestelle nutzen. In diesem Fall überwiegen allerdings die Vorteile. Hinweise, die im Gegensatz dazu an eine externe Meldestelle weitergegeben werden, erreichen Sie und Ihr Unternehmen nur zeitverzögert. Dadurch können Sie innerhalb des Unternehmens erst spät auf die gemeldeten Verstöße reagieren.

Obwohl Unternehmen oftmals die Nutzung interner Meldestellen präferieren, dürfen Sie nicht vergessen, dass Ihre Mitarbeiter stets die Wahl zwischen interner und externer Meldestelle (nach dem Gesetz sind externe Meldestellen nur Behörden, bspw. BaFin, Kartellamt) haben sollen. Eine zentrale externe Meldestelle ist beim Bundesamt für Justiz (BfJ) geplant. Zudem können weitere Meldestellen vonseiten der Länder eingerichtet werden.

Damit das Hinweisgeberschutzsystem von Ihren Mitarbeitern angenommen und akzeptiert wird, müssen der Inhalt der Meldung sowie die Identitäten vonseiten der internen Meldestelle zwingend geschützt werden. Das erstreckt sich sowohl auf die Hinweisgeber selbst als auch auf alle weiteren Personen, die aufgrund einer Meldung betroffen sind. Fallen gemeldete Verstöße hingegen nicht in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes, erstreckt sich das Vertraulichkeitsgebot nicht auf den Hinweisgeber. Es gelten zudem einige weitere Ausnahmen (siehe § 9 HinSchG-E).

Auch bei der Form der Hinweisgebung durch den Whistleblower ist einiges zu beachten. So muss die Meldestelle sowohl schriftliche als auch mündliche Hinweise akzeptieren und stets die Möglichkeit eines persönlichen Treffens anbieten. Ein solches Treffen muss „innerhalb einer angemessenen Zeit“ (§ 16 Abs. 3 HinSchG-E) angeboten werden. Außerdem müssen Sie Ihren Mitarbeitern eine telefonische Meldung anbieten. Andere Formen der Sprachübermittlung sind alternativ ebenfalls möglich.

Die Annahme von anonymen Hinweisen ist hingegen nicht verpflichtend. Für den Einsatz von technischen Mitteln oder Vorrichtungen, die für anonyme Meldungen gegebenenfalls erforderlich sind, besteht ebenfalls keine Pflicht. Dennoch empfiehlt es sich, dass die Meldestelle auch anonyme Whistleblower beachtet, sofern namentlich bekannte Hinweisgeber Vorrang bei der Bearbeitung behalten und entsprechende Kapazitäten vorhanden sind.

Sobald ein Hinweis in der internen Meldestelle eingeht, ist ein sorgfältiger Umgang sehr wichtig. Das zuständige Personal sollte stets unabhängig von möglichen Konflikten sein und regelmäßig für die Durchführung der Aufgaben geschult werden. Die ersten Schritte nach einer Meldung eines Hinweises sollten wie folgt aussehen:

• Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber
• Prüfung und Dokumentation des Verstoßes
• Einholen zusätzlicher Informationen (bei Bedarf)
• Umsetzung geeigneter Folgemaßnahmen

Eine Folgemaßnahme kann z. B. in einer genaueren Untersuchung des Hinweises innerhalb des Unternehmens oder der Weiterleitung an eine geeignete externe Stelle oder Behörde bestehen. Während des gesamten Prozesses steht der Schutz der Identität der beteiligten Personen an erster Stelle. Dies betrifft somit nicht nur den Hinweisgeber, sondern auch den Beschuldigten und involvierte Personen.

Geht eine Meldung in Ihrer internen Meldestelle ein, muss diese so dokumentiert werden, dass sie dauerhaft abrufbar ist und gleichzeitig das Vertraulichkeitsgebot gewahrt wird. Bei telefonisch oder vergleichbar eingehenden Meldungen muss die interne Stelle eine Einwilligung des Hinweisgebers einholen, bevor Tonaufzeichnungen oder Wortprotokolle angefertigt werden. Einzige Alternative stellt hier nur ein zusammenfassendes Inhaltsprotokoll dar. Stimmt die hinweisgebende Person bei einem persönlichen Treffen zu, kann eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll erstellt werden.

Erstellte Protokolle müssen Hinweisgeber außerdem prüfen, korrigieren und bestätigen dürfen. Tonaufzeichnungen, die erstellt wurden, um Protokolle anzufertigen, müssen anschließend gelöscht werden. Wurde ein Verfahren abgeschlossen, muss Ihre interne Stelle die Dokumentation zwei Jahre später löschen.

Zugunsten des Hinweisgebers soll zum einen im Fall einer Gerichtsverhandlung die Beweislastumkehr gelten. Das bedeutet, dass nicht der Hinweisgeber Beweise vorbringen muss. Stattdessen muss die Person, durch die ein Hinweisgeber potenziell benachteiligt wurde, das Gegenteil beweisen. Zum anderen kann der Hinweisgeber Schadensersatz einklagen, falls es zu Repressalien kommt. Dies bedeutet, dass etwa eine Kündigung oder Suspendierung in keinem Zusammenhang mit der Meldung eines Hinweises stehen darf. Auch die Androhung von Repressalien oder der Versuch, diese einzusetzen, sind verboten.

Wie bei jedem Gesetz sind auch in diesem Fall Strafen bei Verstößen vorgesehen. Hierbei kann es u. a. zu folgenden Szenarien kommen, die zu Sanktionen führen:

Bei anderen Verstößen werden Geldbußen in Höhe von bis zu 10.000 Euro fällig. Aber auch Whistleblower können bestraft werden: Kommt es zu einer Meldung eines Hinweises mit falschen Informationen, kommt auf den Hinweisgeber ebenfalls ein Bußgeld in Höhe von bis zu 20.000 Euro zu.

Damit Sie bei den vielen Neuerungen nicht den Überblick verlieren, finden Sie hier die wichtigsten Tipps für den zukünftigen Umgang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Werfen Sie einen Blick auf das bestehende Compliance-Management-System (CMS) Ihres Unternehmens. Laufen die bisherigen Prozesse ohne Komplikationen ab und sind gut strukturiert oder ist Verbesserungsbedarf vorhanden? Vor allem die fristgerechte Rückmeldung spielt bei dem kommenden Hinweisgeberschutzgesetz eine große Rolle. Informieren Sie sich über den aktuellen Stand und optimieren Sie Ihr CMS daher.

Warten Sie nicht darauf, bis das Hinweisgeberschutzgesetz offiziell in Kraft getreten ist. Bereiten Sie sich schon jetzt darauf vor und fangen Sie mit der Planung der Einrichtung einer internen Meldestelle an. Schaffen Sie ein vertrauenswürdiges Umfeld für Hinweisgeber, sodass interne Meldestellen von Ihren Mitarbeitern aktiv genutzt werden.

Digitale Hinweisgebersysteme sind eine gute Möglichkeit, um Ihre interne Meldestelle umzusetzen. Sie besitzen nicht nur verschiedene technische Optionen zur Einrichtung, sondern in der Regel auch einen hohen Schutz für Whistleblower. Da solche Systeme oft mit einer Ombudsperson wie z. B. einem externen Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten verbunden werden, sorgen die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten dafür, dass die Hinweise bei der Übertragung weiterhin geschützt werden. Je nach Größe und Bedarf Ihres Unternehmens sind unterschiedliche elektronische Hinweisgebersysteme denkbar.

Hinweisgeber müssen bei der Abgabe eines Hinweises darauf vertrauen können, dass Sie anonym bleiben. Einige Hinweisgebersysteme (z. B. eine Meldung per E-Mail, ein physikalischer Briefkasten oder die einfache Meldung beim Vorgesetzten) können dies nicht erfüllen, da sie unsicher sind oder die Anonymität des Hinweisgebers nicht wahren. Die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft darf nur dann als gegeben angesehen werden, wenn eine sichere und vor allem anonyme Mitteilung gewährleistet ist, weshalb die Vorteile eines elektronischen Hinweisgebersystems überwiegen.

Zu guter Letzt sollten Sie auch an die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern denken. Ohne eine informierende und umfangreiche Kommunikation werden Sie Ihre Mitarbeiter nur schwer von der Nutzungsmöglichkeit der internen Meldestelle überzeugen können. Aktualisieren Sie daher das Intranet mit Informationen zu der internen Meldestelle und klären Sie Ihre Mitarbeiter über die Option zur sicheren Weitergabe von Hinweisen auf.

Um den sich aus dem Hinweisgeberschutzgesetz ergebenden Pflichten und Anforderungen nachzukommen, werden für die freie Wirtschaft derzeit Kosten in Höhe von circa 200,9 Millionen Euro pro Jahr prognostiziert. Hier spielt etwa der langfristige Betrieb der internen Meldestellen eine Rolle. Vor allem für das anfängliche Einrichten in den Unternehmen werden zusätzlich einmalige Kosten in Höhe von 190 Millionen Euro erwartet.

Obwohl das Hinweisgeberschutzgesetz viele Vorteile mit sich bringt, hat der aktuelle Entwurf nicht nur für positive Stimmen gesorgt. Die deutsche Nichtregierungsorganisation „Transparency International Deutschland e.V.“ etwa kritisiert vor allem die geringe Priorität der anonymen Hinweisgeber. Sie fordern eine genaue Regelung zur Gleichbehandlung von anonymen und nicht-anonymen Hinweisen. Es bleibt also abzuwarten, ob weitere Anpassungen an dem Gesetz vorgenommen werden.

Um eine fachliche Einschätzung zum aktuellen Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes zu bekommen, haben wir unserem Datenschutz-Spezialisten und Rechtsanwalt Johannes Schwiegk ein paar Fragen zu dem Thema gestellt.

Worauf bezieht sich die im Hinweisgeberschutzgesetz geregelte Vertraulichkeit?

• „Tatsächlich lässt sich sagen, dass das Gesetz die Vertraulichkeit nicht im Hinblick auf die Technik versteht. Vielmehr wird der Umgang mit der jeweils meldenden Person durch die Meldestelle bzw. denjenigen, die sich um eingehende Meldungen kümmern sollen, geregelt. Das Gesetz schützt solche Personen vor Repressalien wie Kündigung, Disziplinarmaßnahmen und Beförderungsversagungen.“

Wie beurteilen Sie den aktuellen Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes als Rechtsanwalt?

• „Zunächst einmal ist es gut, dass nunmehr ein einigungsfähiger Entwurf vorliegt, nachdem der erste Entwurf aus März 2021 dies nicht gewährleisten konnte. Immerhin hat Deutschland die Umsetzungsfrist der HinSch-RL längst verpasst, weshalb auch bereits ein förmliches Vertragsverletzungsverfahren der EU-Kommission gegen Deutschland eingeleitet wurde.Auch ist es gut, dass Unternehmen mit einem baldigen Inkrafttreten des Gesetzes Rechtsklarheit bekommen werden, auch wenn die Regelungen derart sind, dass sie nicht selbsterklärend sind und Interpretationsspielraum besteht, was dazu führt, dass für Unternehmen eine qualifizierte Beratung bei der Umsetzung und Einführung eines Systems unabdingbar ist.“

Sehen Sie mögliche Lücken in den Regelungen, die für Probleme sorgen könnten und verbessert werden müssten?

• „Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ermöglichung von anonymen Meldungen wäre wünschenswert gewesen. Der derzeitige Entwurf sieht eine solche nicht vor. Die Akzeptanz und die Bereitschaft zur Nutzung eines Hinweisgebersystems würde durch solche Möglichkeiten sicherlich erhöht. Auch würden keine Missverständnisse entstehen, die daraus resultieren könnten, dass nach einem eventuellen allgemeinen Sprachgebrauch Whistleblowing immer auch anonym erfolgen kann.“