Geht eine Meldung in Ihrer internen Meldestelle ein, muss diese so dokumentiert werden, dass sie dauerhaft abrufbar ist und gleichzeitig das Vertraulichkeitsgebot gewahrt wird. Bei telefonisch oder vergleichbar eingehenden Meldungen muss die interne Stelle eine Einwilligung des Hinweisgebers einholen, bevor Tonaufzeichnungen oder Wortprotokolle angefertigt werden. Einzige Alternative stellt hier nur ein zusammenfassendes Inhaltsprotokoll dar. Stimmt die hinweisgebende Person bei einem persönlichen Treffen zu, kann eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll erstellt werden.
Erstellte Protokolle müssen Hinweisgeber außerdem prüfen, korrigieren und bestätigen dürfen. Tonaufzeichnungen, die erstellt wurden, um Protokolle anzufertigen, müssen anschließend gelöscht werden. Wurde ein Verfahren abgeschlossen, muss Ihre interne Stelle die Dokumentation zwei Jahre später löschen.